FAQ – Projectoproep 2022

Geschiktheid van de aanvrager:

Kan ik van statuut/ondernemingsnummer veranderen nadat ik mijn kandidatuur voor Be Circular heb ingediend?

Nee. Het is belangrijk dat het statuut van uw onderneming stabiel is op het ogenblik dat u uw kandidatuur indient. Het is niet mogelijk uw ondernemingsnummer te wijzigen tijdens de projectoproep.

Mag ik mij kandidaat stellen voor de projectoproep als ik geen ondernemingsnummer heb?

Neen. Om in aanmerking te komen voor de projectoproep moet u een ondernemingsnummer hebben op de uiterste datum van indiening van de kandidaturen (24 juni 2022, om 12 uur; dit is met name de uiterste datum voor kandidaturen in de categorie Transitie en voor kandidaturen voor de tweede ronde wat projecten in de categorieën Starter/Diversificatie/Scale-up betreft).

Mag ik mij kandidaat stellen voor de projectoproep als zelfstandige in hoofd- of bijberoep?

Ja. Als u een ondernemingsnummer hebt, kunt u zich kandidaat stellen voor de projectoproep als zelfstandige natuurlijke persoon in hoofd- of bijberoep.

Mag ik mij kandidaat stellen voor de projectoproep als ik een ‘SMART’-statuut heb of als ik in een activiteitencoöperatie zit?

Nee. Een onderneming met een ‘SMART-statuut’ of een ‘activiteitencoöperatie’ heeft geen ondernemingsnummer. Enkel de structuur waarin u zich bevindt mag een project indienen en kan de subsidie ontvangen.

Om in aanmerking te komen voor de projectoproep moet u een ondernemingsnummer hebben op de uiterste datum van indiening van de kandidaturen (24 juni 2022, om 12 uur; dit is met name de uiterste datum voor kandidaturen in de categorie Transitie en voor kandidaturen voor de tweede ronde wat projecten voorgeselecteerd na de eerste ronde in de categorieën Starter/Diversificatie/Scale-up betreft).

Mag ik mij kandidaat stellen voor de projectoproep als mijn project wordt uitgevoerd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest maar mijn maatschappelijke zetel zich buiten het Gewest bevindt?

Ja. Op voorwaarde dat uw onderneming een bedrijfszetel heeft in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en dat uw project wel degelijk wordt uitgevoerd op het grondgebied van het Gewest.

Niet vergeten: uw bedrijfszetel in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest moet bij de Kruispuntbank van Ondernemingen als vestigingseenheid ingeschreven zijn op de uiterste datum van indiening van de kandidaturen (24 juni 2022, om 12 uur; dit is met name de uiterste datum voor kandidaturen in de categorie Transitie en voor kandidaturen voor de tweede ronde wat projecten voorgeselecteerd na de eerste ronde in de categorieën Starter/Diversificatie/Scale-up betreft).

Mag ik mij kandidaat stellen voor de projectoproep als mijn onderneming net is opgericht of omgekeerd als ze reeds verscheidene jaren bestaat? Komt de grootte van mijn onderneming in aanmerking?

Ja. De voorwaarden verschillen per projectcategorie:

  • Voor een project in de categorie Transitie: uw onderneming moet minstens drie jaar bestaan (met minstens twee afgesloten boekjaren). Kmo’s die meer dan 10 VTE’s tewerkstellen en met een omzet of een totale jaarbalans van meer dan 2 miljoen euro krijgen voorrang in deze categorie.
  • Voor een project in de categorie Starter: uw onderneming bevindt zich nog in de oprichtingsfase of bestaat nog geen jaar op 10 januari 2022, de startdatum van de projectoproep. Niet vergeten: op de uiterste datum voor het indienen van de kandidaturen voor de tweede ronde (24 juni 2022, om 12 uur) moet u over een ondernemingsnummer en een bedrijfszetel in het BHG beschikken. Er zijn geen vereisten inzake de minimale omvang van de onderneming.
  • Voor een project in de categorie Diversificatie: uw onderneming bestaat al langer dan een jaar op 10 januari 2022, de startdatum van de projectoproep. Er zijn geen vereisten inzake de minimale omvang van de onderneming.
  • Voor een project in de categorie Scale-up: uw onderneming moet minstens drie jaar bestaan (met twee afgesloten boekjaren, en voor het recentste afgesloten boekjaar een positief bedrijfsresultaat). Er zijn geen vereisten inzake de minimale omvang van de onderneming.

Mag ik mij kandidaat stellen voor de projectoproep als ik al laureaat ben van een vorige editie?

Ja, op voorwaarde dat:

  • het een diversificatieproject betreft, dus een nieuw project dat parallel wordt ontwikkeld en dat duidelijk te onderscheiden is van het voorheen gefinancierde project in het kader van deze projectoproep, of een scale-upproject,
  • dit project de onderneming niet ondergraaft,
  • en het oorspronkelijke subsidiedossier helemaal is afgerond (het activiteitenverslag is ingediend en het saldo is betaald).

Mag ik mij kandidaat stellen voor de projectoproep met een partnerschap als een van mijn partners niet voldoet aan de voorwaarden om in aanmerking te komen (bijvoorbeeld: mijn partner heeft geen bedrijfszetel in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest)?

Ja. Partners die niet voldoen aan de voorwaarden om in aanmerking te komen, mogen echter geen subsidie van de projectoproep vragen. In de module ‘Identificatie van de projectverantwoordelijke’ van het aanvraagformulier voor de tweede ronde kunnen de projectpartners worden geïdentificeerd en kan worden aangegeven of zij een subsidie vragen.

Mag ik mij kandidaat stellen voor de projectoproep als ik al andere overheidssubsidies heb ontvangen?

Als u in de loop van de voorbije drie jaar al overheidssubsidies hebt ontvangen, moet u nagaan of het om ‘de-minimissteun’ gaat. Indien het bedrag van de gevraagde subsidie in het kader van Be Circular ervoor zorgt dat het bedrag van de ‘de-minimissteun’ hoger komt te liggen dan 200.000 euro over een periode van drie fiscale begrotingsjaren, kan de facultatieve subsidie immers niet worden toegekend in het kader van de projectoproep of moet deze eventueel in verhouding worden verminderd.

Om de naleving van dit plafond na te gaan, moet iedere kandidaat van de projectoproep een verklaring op eer opstellen over de eventuele ‘de-minimissteun’ die hij heeft ontvangen tijdens de betrokken periode.

Als het kandidaatsdossier wordt ingediend door een vzw, moet deze dan opgericht zijn met een authentieke notariële akte of volstaat een onderhandse akte?

Volgens de wettelijke bepalingen betreffende de oprichting van een vzw, kunnen de statuten van de vzw opgesteld zijn met een onderhandse akte of een authentieke akte. De akte moet vervolgens worden neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank op de plaats waar de maatschappelijke zetel van de vzw is gevestigd en worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Geschiktheid van het project:

Mag ik de verhoging vragen in verband met stadsproductie indien het betrokken onderdeel van mijn project wordt uitbesteed?

Ja, zie p. 20 van het reglement van de projectoproep: u kan in aanmerking komen voor de verhoging inzake stadsproductie indien uw project het Brussels Hoofdstedelijk Gewest verrijkt met productieactiviteiten, zelfs als het productieproces wordt uitbesteed.

Niet vergeten: de laureaten van de projectoproep die de verhoogde subsidie voor stadsproductie krijgen, zullen moeten aantonen dat ze de in de kandidatuur beschreven productieactiviteiten wel degelijk hebben verwezenlijkt, met inbegrip van de eventuele tenuitvoerlegging door de bij het project betrokken onderaannemers. Indien deze voorwaarde niet wordt nageleefd, moet de projectdrager het deel van de subsidie terugbetalen dat overeenstemt met deze verhoging.

In welke categorie moet ik mijn project indienen?

Dat is afhankelijk van het kringloopgehalte van uw activiteiten en hoe voldragen uw project is. Stel uzelf de volgende vragen:

  • Is de corebusiness van uw onderneming circulair? Haalt uw onderneming haar omzet overwegend (≥ 50%) uit economische kringloopactiviteiten?

Ter herinnering: op p. 7 van het reglement voor de projectoproep en op de website https://www.circulareconomy.brussels/over/circulaire-economie/?lang=nl vindt u de economische activiteiten die geacht worden circulair te zijn.

  • INDIEN JA: naarmate de ontwikkelingsfase van uw onderneming kan u voor een van de volgende categorieën kandidaat zijn:
  • Onderneming in oprichting of doorstart: Starter
  • Bestaande onderneming die een nieuwe activiteit ontwikkelt: Diversificatie
  • Onderneming met een gunstige impact en in uitbreidingsfase (nieuwe markt): Scale-up
  • INDIEN NEEN: uw onderneming wil onderdeel worden van de circulaire economie maar uw project is er nog niet helemaal rijp voor. Wenst u een intense begeleiding opdat u er klaar zou voor zijn? Dan kunt u kandidaat zijn voor de categorie Transitie.
  • Vervullen uw onderneming en project de voorwaarden van de bedoelde categorie?
  • Be Circular – Transitie:

Indien uw onderneming onderdeel wil worden van de circulaire economie maar uw project er nog niet helemaal rijp voor is, en indien u een intense begeleiding wenst opdat u er klaar zou voor zijn, kan u kandidaat zijn voor de categorie Transitie.

Niet vergeten: om voor deze categorie kandidaat te mogen zijn, moet uw onderneming minstens drie jaar bestaan (met minstens twee afgesloten boekjaren), over een positief bedrijfsresultaat beschikken (in de laatste gepubliceerde jaarrekening en balans) en diensten en goederen aanbieden waarvoor er vraag is.

  • Be Circular – Starter:

Indien u een economische kringloopactiviteit wil opstarten voor uw onderneming in oprichtingsfase, of indien uw kringloopbedrijf nog geen jaar bestaat bij de start van deze projectoproep, mag u kandidaat zijn voor de categorie Starter, die immers de opkomst van nieuwe activiteiten in de kringloopeconomie stimuleert.

  • Be Circular – Diversificatie:

Indien uw kringloopbedrijf bij de start van deze projectoproep al langer dan een jaar bestaat en u dankzij een nieuw circulair product of circulaire dienst meer diversiteit wil in uw inkomstenbronnen en/of de markt voor uw aanbod, mag u kandidaat zijn voor de categorie Diversificatie, die immers binnen bestaande ondernemingen de opkomst van nieuwe activiteiten in de kringloopeconomie stimuleert, om het even of het nieuwe marktontginning betreft.

  • Be Circular – Scale-up:

Indien u uw kringloopactiviteit wil opschalen (breder publiek bereiken en nieuwe klanten aanboren, de verkoopcijfers aanzienlijk verhogen, enz.) en u kan aantonen dat uw project voor het hele Brussels Hoofdstedelijk Gewest belangrijk is door zijn gunstige sociaaleconomische en milieu-impact, mag u kandidaat zijn voor de categorie Scale-up, die immers nieuwe ontwikkelingsfasen binnen bestaande kringloopactiviteiten stimuleert, voor zover ze door economisch op te schalen naar verhouding een gunstige sociaaleconomische en milieu-impact hebben voor het hele Gewest.

Niet vergeten: om voor deze categorie kandidaat te mogen zijn, moet uw onderneming minstens drie jaar bestaan en volgens haar zakenmodel levensvatbaar zijn (rendabel geworden, met minstens een positief bedrijfsresultaat in het laatste afgesloten boekjaar).

Mag ik me kandidaat stellen voor de projectoproep als mijn project zich nog in de fase van de haalbaarheidsstudie of van onderzoek en ontwikkeling bevindt?

De projectoproep Be Circular financiert enkel commercialiseringsprojecten en geen onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten (zij kunnen subsidies ontvangen van het Innovatieagentschap Innoviris.brussels). Een onderzoeks- en ontwikkelingsproject is een project waarvan de voorstudiefase langer dan zes maanden duurt vooraleer het aangeboden product of de aangeboden dienst op de markt wordt gebracht. Om in aanmerking te komen voor BeCircular moet het project op de markt gebracht worden na maximaal zes maanden gesubsidieerde activiteit.

Mag ik mijn project dat in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt uitgevoerd indienen als mijn maatschappelijke zetel zich niet in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest bevindt?

Ja, op voorwaarde dat:

  • uw onderneming een bedrijfszetel heeft op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
  • en uw project wel degelijk wordt uitgevoerd op het grondgebied van het Gewest.

Zowel als uw maatschappelijke zetel in of buiten het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ligt, moet u over een bedrijfszetel in het BHG beschikken die als vestigingseenheid bij de Kruispuntbank van Ondernemingen is ingeschreven op de uiterste datum van indiening van de kandidaturen (24 juni 2022, om 12 uur; dit is met name de uiterste datum voor kandidaturen in de categorie Transitie en voor kandidaturen voor de tweede ronde wat projecten voorgeselecteerd na de eerste ronde in de categorieën Starter/Diversificatie/Scale-up betreft).

 

Mag ik mij kandidaat stellen voor de projectoproep als mijn project al verscheidene jaren bestaat?

Behalve de categorie Scale-up financieren alle categorieën van de projectoproep Be Circular nieuwe projecten:

  • die niet opgestart mogen zijn voor de startdatum van de projectoproep, namelijk 10 januari 2022 voor de categorie Transitie of Diversificatie;
  • die nog geen jaar opgestart zijn voordat de projectoproep inging voor de categorie Starter.

De categorie Scale-up financiert bestaande projecten die willen opschalen.

Mag ik als consultant een project indienen dat de definitie van een nieuw economisch model voor een specifieke stroom of sector begeleidt?

Nee. Het is niet de bedoeling van Be Circular om de begeleiding te ondersteunen, maar wel de bedrijven zelf bij de lancering van hun projecten of hun transitie. Begeleidingsprojecten worden bovendien gefinancierd in projectoproepen die worden georganiseerd door Brussel Economie en Werkgelegenheid.

Mag ik me kandidaat stellen voor de projectoproep met een project om burgers op te leiden of te sensibiliseren rond de circulaire economie?

Nee. Ter herinnering: de bedoeling van Be Circular is innovatieve en meer circulaire economische activiteiten stimuleren. Hoewel de verandering in de manier van consumeren en de sensibilisering van het grote publiek belangrijke elementen zijn, maken zij geen deel uit van deze projectoproep. Deze elementen kunnen echter worden gesubsidieerd door andere projectoproepen van Leefmilieu Brussel.

Mag ik mij kandidaat stellen voor de projectoproep als mijn project al tijdens een vorige editie werd gefinancierd?

Ja, op voorwaarde dat u kan aantonen dat het een schaalvergroting van een bestaand project betreft. Opgelet: projecten die al ondersteund werden in het kader van Be Circular moeten in hun kandidatuurformulier aantonen dat de doelstellingen van het vorige project werden behaald om in deze categorie te kunnen kandideren. Het oorspronkelijke subsidiedossier moet helemaal afgerond zijn (het activiteitenverslag is ingediend en het saldo is betaald).

Laureaten van vorige edities kunnen bovendien een project indienen in de categorie Diversificatie als het om een nieuw project gaat (dat verschilt van het project dat al gefinancierd werd door de projectoproep), dat de voorwaarden van de beoogde categorie vervult en de onderneming niet ondergraaft. Het oorspronkelijke subsidiedossier moet helemaal afgerond zijn (het activiteitenverslag is ingediend en het saldo is betaald).

Het is ook mogelijk projectdrager te zijn van een project en partner in een ander project.

Mag ik als projectdrager twee verschillende projecten indienen in twee verschillende categorieën van de projectoproep?

We aanvaarden dat eenzelfde projectdrager twee verschillende projecten indient, bijvoorbeeld in de volgende gevallen:

  • een project in de categorie Scale-up en een ander project in de categorie Diversificatie
  • de projectdrager is partner in verschillende projecten ingediend in de categorieën Starter, Diversificatie of Scale-up.

Ik heb verschillende ideeën voor een project, moet ik ze in verschillende projecten opsplitsen of in één project samenbrengen?

Wij raden u aan om een goed afgelijnd project voor te stellen in plaats van verschillende minder uitgewerkte ideeën. Als uw project meerdere aspecten bevat die elkaar aanvullen, zorg er dan voor dat u ze allemaal kunt dragen. Het dossier wordt in zijn geheel beoordeeld en moet dus volledig worden uitgevoerd.

Partnerschap:

Welke regels gelden er ten aanzien van de partners m.b.t. een partnerschapsproject voor een subsidie in de categorie Scale-up?

In een partnerschap moeten alle projectdragers de voorwaarden vervullen om in aanmerking te komen voor de projectoproep. Anders kan er geen subsidie worden gevraagd. Wat de specifieke voorwaarden betreft voor deze projecten met gewestelijke impact gelden de volgende regels:

  • De projectcoördinator (= de hoofdindiener) moet de voorwaarden van de categorie vervullen (sinds minstens drie jaar bestaan, twee afgesloten boekjaren achter de rug hebben en de financiële rentabiliteit aantonen door een positief bedrijfsresultaat).
  • Projectpartners die in het kader van dit partnerschap een subsidie van meer dan 80.000 euro aanvragen, moeten deze voorwaarden ook vervullen.
  • Projectpartners die in het kader van het partnerschap een subsidie van minder dan 80.000 euro aanvragen, moeten deze voorwaarden niet noodzakelijk vervullen.

Hoe kunnen in het geval van een partnerschap verhogingen worden gecombineerd (sociale ondernemingen en stedelijke productieprojecten)?

In het geval van een partnerschap kunnen beide verhogingen van toepassing zijn, naargelang het geval:

  • De verhoging ‘Stadsproductie’ is van toepassing op projectniveau en dus op alle projectpartners, die elk een subsidieverhoging van 30% kunnen krijgen.
  • De verhoging ‘sociale en democratische onderneming’ is van toepassing op ondernemingsniveau en dus op slechts een van de partners. Deze verhoging van 10% wordt dus enkel aan de subsidie van de betrokken partner toegevoegd.
  • Indien een stedelijk productieproject wordt uitgevoerd door een partnerschap waarvan een van de partners voldoet aan de voorwaarden van een ‘sociale en democratische onderneming’ heeft deze partner recht op een dubbele verhoging en kan hij dus een subsidieverhoging van 40% ontvangen. Deze verhoging wordt aan de subsidie van de betrokken partner toegevoegd.

In elk geval dient u eerst uw budget op te stellen met de partners en het subsidieplafond na te leven. Voeg vervolgens de verhogingen per partner toe (+ 30% of + 40%) en vermeld de verhogingen in de individuele budgettabellen van elke partner.

Hoe wordt in het geval van een partnerschap de verhoging van 30% berekend die wordt toegekend aan stedelijke productieprojecten?

Deze verhoging is van toepassing op het project. Met andere woorden, alle partners van een stedelijk productieproject hebben recht op een subsidieverhoging van 30%. Stel dus eerst uw globaal budget van het project op samen met de partners en vul dan in de individuele budgetten van elke partner de details van de verhoging van 30% in.

Kan een partner in het geval van een partnerschap een leverancier of onderaannemer in het project zijn?

Wij beschouwen partnerschappen als geschikt wanneer ze relevant en nodig zijn voor de uitvoering van het project. Het kan inderdaad gaan om een leverancier of onderaannemer die een deel van het project uitvoert.  U dient uitleg te geven over het partnerschap in de module ‘Identificatie van de projectverantwoordelijke’ van uw aanvraagformulier (tweede ronde).  In dat formulier kunt u ook vermelden of de partneronderneming ook een subsidie vraagt voor de uitvoering van de activiteiten die gepland zijn in het kader van het project.  Opgelet: partners die een subsidie aanvragen, moeten eveneens de voorwaarden naleven voor het in aanmerking komen van het project.

Welke regels zijn bij een partnerschap van toepassing op de partners van het project?

Alle dragers van een project in partnerschap moeten voldoen aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden van de projectoproep om een subsidie aan te vragen (bijvoorbeeld: zij moeten hun bedrijfszetel in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest hebben). Als een van de partners van een project niet aan deze voorwaarden voldoet, kan hij deelnemen aan het project, maar mag hij geen subsidieaanvraag voor Be Circular indienen. In de module ‘Identificatie van de projectverantwoordelijke’ van het aanvraagformulier kunnen de projectpartners worden geïdentificeerd en kan worden aangegeven of zij een subsidie vragen.

Is het subsidieplafond in het geval van een partnerschap van toepassing op het project of op elke afzonderlijke partner?

De subsidie van Be Circular is beperkt per project. Dat plafond verschilt naargelang de categorieën (50.000 euro; 80.000 euro; 200.000 euro). Met andere woorden: bij een partnerschap moet de subsidie worden verdeeld tussen de coördinator en zijn partners, binnen de beperkingen van het plafond. Bovendien moet het budget van iedere partner de tussenplafonds naleven (per type kosten, bijvoorbeeld 65.000 euro per VTE of plafond van de directe kosten).

Mag ik in het geval van een partnerschap een project met internationale partners indienen?

Ja, maar uw partners die niet in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gevestigd zijn, hebben geen recht op financiering van Be Circular. Iedere partner die een deel van de financiering wenst aan te vragen, moet verplicht gevestigd zijn in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Zelfs als uw partners niet worden gefinancierd, kunt u uw partnernetwerk wel in uw dossier belichten om uw kandidatuur kracht bij te zetten.

Mag ik in het geval van een partnerschap een partner zijn die wordt gefinancierd in verschillende voor de projectoproep ingediende projecten?

Ja.

Hoe wordt in het geval van een partnerschap de verhoging van 10% berekend die wordt toegekend aan sociale ondernemingen en coöperaties?

Deze verhoging wordt geval per geval bestudeerd en wordt ‘toegevoegd’ aan de subsidie van de betrokken partner, zelfs als dat betekent dat het plafond per project wordt overschreden. Stel uw budget dus op samen met de verschillende partners en respecteer daarbij het subsidieplafond voor het project: de partner die wordt erkend als ‘sociale en democratische onderneming’ of nieuw opgerichte coöperatie, die in aanmerking komt voor de verhoging van 10%, kan zijn verzoek tot verhoging preciseren in de tabel ‘budget’ die op hem van toepassing is.

Hoe wordt de subsidie administratief beheerd in het geval van een partnerschap?

Bij een partnerschap ontvangt iedere partner een eigen subsidie, ondertekent hij een overeenkomst en moet hij het gebruik van de subsidie na het einde van het project rechtvaardigen. Iedere partner moet dus een dossier met financiële bewijsstukken indienen. De opvolging/evaluatie van het project wordt daarentegen aangestuurd door de coördinator van het project. Deze moet voor alle partners samen het analyse- en het becijferd verslag indienen aan het einde van het project.

Termijnen voor de projectoproep

Waarom is er zo veel tijd tussen het indienen van mijn kandidatuur en de bekendmaking van de laureaten?

Na de ontvangst van de kandidaatsdossiers komt een jury samen om alle projecten te beoordelen op basis van de criteria om in aanmerking te komen en de selectiecriteria. Op basis van de rangschikking van de jury en afhankelijk van het beschikbare budget, worden het verslag van de jury en de lijst met laureaten overgemaakt aan de kandidaten en aan de Voogdijministers.

De winnende projecten doorlopen vervolgens verschillende validatiefasen vóór de officiële beslissing over de toekenning van de subsidie:

  • ze worden voorgelegd aan de Inspectie van Financiën, die de financiële gezondheid van de voorgedragen ondernemingen en de financiële geloofwaardigheid van het project verifieert,
  • ze worden voorgelegd aan de minister van Begroting, die nagaat of de gevraagde enveloppe voor de subsidies van de laureaten van de projectoproep overeenstemt met het budget van het BHG,
  • de selectie wordt vervolgens voorgelegd aan de Brusselse Hoofdstedelijke Regering. Na de goedkeuring door de regering wordt de selectie officieel meegedeeld (in de loop van december 2022).

Wanneer kan ik met mijn project beginnen?

De meeste projecten gaan van start na de ontvangst van de officiële kennisgeving van de beslissing, in het begin van het jaar dat volgt op de kandidatuur.

U hebt echter de mogelijkheid uw project op te starten vanaf de datum van de lancering van de projectoproep (10 januari 2022).  U moet in uw kandidatuurformulier de voor uw project gewenste referentiedatums verduidelijken (12, 18 of 24 maanden, afhankelijk van de projectcategorie).  Als u wordt geselecteerd, komen uw uitgaven vanaf die datum in aanmerking. Opgelet: als u uw project start vóór de officiële bekendmaking van de resultaten van de projectoproep (die in december 2022 zal plaatsvinden), bent u niet zeker dat u de subsidie zult ontvangen en werkt u dus op eigen risico.

Wanneer ontvang ik de eerste schijf van de subsidie?

De bekendmaking van de laureaten zal in december 2022 plaatsvinden. Wij nemen daarna contact met u op om een subsidieovereenkomst te ondertekenen. Vervolgens ontvangt u de eerste schijf van de subsidie.

Indiening van kandidaturen op het Be Circular platform:

Hoe moet ik mijn dossier van kandidaatstelling indienen?

  • Om u kandidaat te stellen voor de projectoproep dient u een profiel aan te maken op het kandidatuurplatform van de projectoproep mycirculareconomy.brussels/ (als u nog niet over alle gegevens beschikt om uw account aan te maken, kunt u de documenten eveneens downloaden op de website van de projectoproep https://www.circulareconomy.brussels/editie-2022/?lang=nl).
  • Nieuw voor de editie van 2022 is dat een vernieuwde selectieprocedure in twee rondes wordt georganiseerd voor de categorieën Starter / Diversificatie / Scale-up:
    • Voor de eerste ronde moeten de projecten uiterlijk op 7 maart 2022 (middaguur) worden ingediend via het specifieke formulier op het platform.
    • In geval van preselectie na de eerste ronde moeten de projecten die kandidaat zijn voor de tweede ronde uiterlijk op 24 juni 2022 (middaguur) worden ingediend via het specifieke formulier op het platform. 

Voor de categorie Transitie verloopt de evaluatieprocedure in één enkele ronde. De kandidaturen moeten uiterlijk op 24 juni 2022 (middaguur) worden ingediend via het specifieke formulier op het platform.

  • Het kandidatuurformulier moet rechtstreeks online worden ingevuld via verschillende modules. U kan deze verschillende modules stap voor stap invullen en de gegevens voortdurend verbeteren/wissen/opslaan.
  • Zodra u alle modules hebt ingevuld, moet u ook alle bijlagen uploaden die bij uw kandidatuur moeten worden gevoegd.
  • Klik tot slot op de knop ‘Indienen’. U zal automatisch een bevestigingsmail ontvangen. Opgelet, het is niet mogelijk uw kandidatuur in te dienen als u niet alle modules hebt ingevuld.
  • Ondervindt u moeilijkheden? Aarzel dan niet om gebruik te maken van de technische helpdesk, door te klikken op het blauwe logo dat zichtbaar is op alle pagina’s van de modules van het kandidatuurplatform.

Kan ik het aanvraagformulier en de bijlagen downloaden zonder me te registreren op het elektronische platform mycirculareconomy.brussels?

Ja. Alle documenten die nodig zijn om een kandidatuur in te dienen, kunnen ook worden gedownload op de pagina van de projectoproep : https://www.circulareconomy.brussels/editie-2022/?lang=nl

Mag ik mijn aanvraagformulier in het Engels invullen?

Nee. De formulieren moeten worden ingevuld in het Nederlands of het Frans, de twee officiële talen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Hoe kan ik de gegevens die ik heb ingevoerd bij het aanmaken van mijn account op het elektronische platform mycirculareconomy.brussels wijzigen?

Neem contact op met de technische helpdesk door te klikken op het blauwe logo op het platform.

Waar vind ik de informatie over de ‘normale activiteiten’, het ‘maatschappelijk doel’ enz. die worden gevraagd in deel 2 van het aanvraagformulier?

U vindt deze informatie in uw statuten.

Partnerschappen: welke documenten moeten worden ingediend voor een project waarbij meerdere partners een subsidie vragen en door wie?

Een project waarbij er een partnerschap is tussen verschillende spelers, moet een projectcoördinator aanduiden. Die wordt dan de referentieonderneming voor de contacten tussen de administratie en de partners. De coördinator moet slechts één aanvraagformulier voor het project indienen. Op het formulier moeten de andere partners van het project duidelijk worden vermeld en moet in het formulier voor de tweede ronde worden verduidelijkt of zij een subsidie vragen (zie module ‘Identificatie van de projectverantwoordelijke’ van het formulier voor de tweede ronde).  Voor het project moet slechts één tabel ‘Bijlage Budget RH’ worden ingediend, maar de tabbladen moeten worden ingevuld voor alle partners (een cijferverslag voor het volledige project, een tabblad ‘human resources’ voor het volledige project, een budgettabblad per partner, een tabel ‘Overheidssteun’ per partner).

Partners die een subsidie aanvragen, moeten ook het document ‘verklaring partner’ invullen en ondertekenen. Bovendien moet elke projectdrager (coördinator en partners) de volgende documenten bij de kandidatuur voegen: de statuten, de rekeningen en balans, het laatste activiteitenverslag en de verklaring op erewoord.

Kan ik hulp of begeleiding krijgen bij het invullen van het aanvraagformulier en de bijlagen ervan?

Vanaf 10 januari 2022 kunt u al uw vragen schriftelijk stellen aan de helpdesk ‘Projecten’. De link naar de helpdesk vindt u op het kandidatuurplatform.

Voor de kandidaten die in de eerste ronde de preselectie hebben gehaald, zal na de paasvakantie een vooraf opgenomen sessie ter beschikking worden gesteld om u te helpen uw financieel plan in te vullen.

Brussel Economie en Werkgelegenheid zorgt eveneens voor een telefoonpermanentie (02 204 10 09) tussen 9 en 12 uur, enkel op woensdag 25/05, 01/06, 08/06 en 15/06: u kunt er terecht met uw vragen over het invullen van het dossier (uitgezonderd vragen over het financieel plan: volg de vooraf opgenomen sessie die na de paasvakantie beschikbaar zal zijn. Indien u daarna nog vragen heeft, kan u deze schriftelijk aan de helpdesk stellen).

Mag ik een samenvatting van één pagina over ons projectidee doorsturen zodat u me feedback kunt geven over mijn project?

Neen. Het nieuwe kandidatuursysteem dat dit jaar voor alle categorieën behalve de categorie Transitie in twee rondes verloopt, laat u toe een lichtere kandidatuur in te dienen die focust op de overeenstemming tussen het project en de doelstellingen van de projectoproep (kringloopgehalte van het project, lokale verankering, vernieuwing) alsook op zijn milieu-impact en sociaaleconomische impact.  De kandidaten die in de eerste ronde de preselectie halen, zullen van de jury een reeks aanbevelingen krijgen die hun selectiekansen voor de tweede ronde moeten verhogen, en kunnen specifiek begeleid worden om hun project met het oog op de finale kandidatuur te versterken op het vlak van milieu-impact, technische en economische haalbaarheid en financiële levensvatbaarheid (niet vergeten: enkel indien het project na de eerste ronde de preselectie heeft gehaald).

Voor de categorie Transitie verloopt het evaluatieproces in één enkele ronde. De kandidaten voor deze categorie zullen kunnen gebruikmaken van een helpdesk.

 

 

Vragen met betrekking tot het budget en tot het financieel plan:

Moet de aangevraagde subsidie in het kader van de projectoproep Be Circular in het financiële plan zijn opgenomen?

Ja. U moet de aangevraagde subsidie in het financieel plan vermelden in punt 4 van het tabblad ‘Basisgegevens’ in de categorie ‘Andere bedrijfsopbrengsten’. Aangezien de subsidie in verschillende schijven wordt uitbetaald, moet u in uw financieel plan een eerste subsidieschijf van 70% vermelden voor december 2022 en het resterende subsidiedeel vermelden, drie maanden na de voltooiing van het project.

Moet ik rekening houden met de COVID-crisis in het financiële plan?

Ja. Uw financieel plan moet de realiteit weerspiegelen en moet dus zoveel mogelijk rekening houden met de huidige gezondheidscrisis. U kan in uw kandidatuurformulier ook de context en de impact van deze crisis op het financiële plan verduidelijken, alsook hoe u hiermee rekening houdt in uw prognoses.

Moet ik verplicht het model van financieel plan gebruiken dat op het platform staat?

Ja, u bent verplicht dit model te gebruiken. Het moet voor drie volledige jaren worden ingevuld, te rekenen vanaf de begindatum van het project.

Welke uitgaven mag ik indienen als personeelskosten?

De subsidie wordt toegekend voor aangeworven of aan het project toegewezen personeel, vermeld op de loonlijst van de onderneming, naar rato van de aan het project bestede werktijd: de subsidie kan het brutoloon en de patronale bijdragen dekken (opgenomen in de loonfiches/jaarlijkse afrekeningen van de werknemers en die overeenstemmen met het bedrag dat elke werkgever wettelijk gezien dient te betalen voor elk van zijn werknemers). Dit sluit dus extralegale voordelen, zoals gsm-kosten, maaltijdcheques, aanvullende verzekeringen, enz. uit.

Als de projectindiener een bedrijf is (vzw, vba of andere): de personeelskosten voor zaakvoerders of leidinggevenden van deze structuren, die vaak een zelfstandigenstatuut hebben, kunnen worden ingediend in het kader van de subsidie. Zij worden gelijkgesteld met personeelsleden (en vallen in de begrotingstabel onder het veld “Ingezette VTE’s”):

  • als de zaakvoerders worden bezoldigd in het kader van de statuten van de vennootschap;
  • of als de algemene vergadering van het bedrijf beslist om de zaakvoerders te bezoldigen;
  • of als er een “opdrachtovereenkomst” is tussen het bedrijf en de zaakvoerder, die voorziet in de bezoldiging van de zaakvoerder in het kader van bepaalde taken of opdrachten.

Als de initiatiefnemer van het project een zelfstandige in de hoedanigheid van natuurlijk persoon is (en geen bedrijf), met een persoonlijk ondernemingsnummer, bedraagt het plafond eveneens € 65.000/VTE/per jaar, wat overeenkomt met € 325/dag/persoon. In de begrotingstabel moeten de in dit scenario gevraagde personeelskosten worden ingevuld in het veld “”Ingezette VTE’s”.

Hoe moet ik het tabblad ‘Overheidssteun’ van de tabel ‘Budget-HR’ invullen?

De projectdrager moet in deze tabel de overheidssteun vermelden die hij heeft gevraagd en ontvangen in het lopende jaar (2022) en tijdens de vorige twee jaren (2021 en 2020).  Voor elke ontvangen steun moet u in de tabel vermelden welke overheidsinstantie de steun heeft toegekend, welke regelgeving op de ontvangen steun van toepassing is (bijv. de minimis, enz.) en wat de aard van de steun is.

Wat is het verschil tussen het financiële plan en de bijlage Budget-HR?

Beide documenten moeten verplicht in de aanvraag worden opgenomen. Terwijl het financiële plan ons de financiële levensvatbaarheid van uw economische activiteit over drie jaar moet aantonen, moet de budgetbijlage ons in staat stellen te begrijpen hoe u de subsidie denkt te gebruiken. Voor welke soorten uitgaven? Voor welk bedrag? Met welke cofinanciering naast de subsidie van Be Circular? (eigen middelen, andere subsidies, krediet enz.)?

Wat is het verschil tussen het plafond per categorie, het tussenplafond en de subsidiepercentages?

Alle plafondregels worden schematisch voorgesteld op pagina 19 van het reglement en worden herhaald in de bijlage BudgetRH:

  • Elke categorie van de projectoproep Be Circular heeft een plafond voor de subsidie die wordt toegekend aan het project: € 50.000 voor de categorie Transitie, € 80.000 voor de categorieën Starter en Diversificatie en € 200.000 voor de categorie Scale-up. Als de totale kosten van uw project deze plafonds overschrijden, zal het verschil moeten worden gefinancierd met andere financieringsbronnen dan de subsidie van Be Circular (eigen middelen, privéstichtingen, kredieten, andere subsidies, projectinkomsten enz.).
  • Naast deze algemene plafonds is er een subsidiepercentage dat per uitgaventype wordt vastgesteld: Be Circular subsidieert
  • 70% van de uitgaven voor directe kosten en investeringskosten (alle categorieën behalve Scale-up),
  • 50% van de uitgaven voor directe kosten en investeringskosten (de categorie Scale-up),
  • 100% van de personeelskosten als deze niet hoger zijn dan 65.000 euro per VTE per jaar.
  • Tot slot zijn er tussenplafonds voor elk uitgaventype: deze plafonds variëren ook per categorie.

Wat is het verschil tussen de directe kosten en de investeringskosten?

Onder ‘investering’ verstaan we de investering in materiële en/of immateriële vaste activa.  De toegestane investeringen zijn ingeschreven als vaste activa op de jaarrekeningen voor rechtspersonen of in de afschrijvingstabel voor natuurlijke personen en ze blijven er ingeschreven voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de toekenning van de subsidie. De regels over de investeringen die in aanmerking komen, worden uitgebreid toegelicht in de bijlage bij het Reglement ‘Administratieve voorwaarden en verplichtingen’.
De directe kosten zijn alle uitgaven, met uitzondering van de personeelskosten, die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van het project. Het kan bijvoorbeeld gaan om onderaannemingskosten die nodig zijn voor de uitvoering van het project, promotie- of communicatiekosten, werkingskosten die rechtstreeks verband houden met het gesubsidieerde project enz.

Wat is het verschil tussen de directe kosten en de indirecte kosten?

De directe kosten zijn alle uitgaven, met uitzondering van de personeelskosten, die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van het project. Het kan bijvoorbeeld gaan om onderaannemingskosten die nodig zijn voor de uitvoering van het project, promotie- of communicatiekosten, werkingskosten die rechtstreeks verband houden met het gesubsidieerde project enz.

De indirecte kosten zijn kosten die niet nodig zijn voor de uitvoering van het project en die verband houden met de structurele activiteit van uw onderneming. Met andere woorden: dit zijn de werkingskosten die u zou hebben, ongeacht of het project al dan niet wordt uitgevoerd (bijvoorbeeld energiekosten) en die niet rechtstreeks verband houden met het project. Deze kosten worden forfaitair berekend ter waarde van 15% van uw personeelskosten die in aanmerking komen en moeten aan het einde van het project niet worden gerechtvaardigd.

Wat is het financieringsniveau van Be Circular 2021 en is cofinanciering door mijn onderneming verplicht?

Cofinanciering is verplicht. Deze cofinanciering hangt af van de categorie waarvoor u kandideert. U kan via de subsidie om een financiering verzoeken tot:

  • 70% van uw directe kosten en investeringskosten, voor alle categorieën behalve de categorie Scale-up;
  • 50% van uw directe kosten en investeringskosten, voor de categorie Scale-up.

Niet vergeten: deze subsidiepercentages zijn niet de enige geldende drempels; voor deze uitgaventypes gelden bovendien specifieke drempelbedragen (zie pagina 19 van het reglement); daarnaast geldt het globale drempelbedrag voor de subsidie van het project (50.000 euro, 80.000 euro of 200.000 euro naargelang de categorieën). De subsidie voor de personeelskosten blijft beperkt tot 65.000 euro per VTE per jaar.

Subsidie en in aanmerking komende kosten:

Mocht ik laureaat zijn, is mijn BeCircular-subsidie dan belastbaar?

Ja. Overeenkomstig het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992 (WIB 92) zijn in principe alle subsidies belastbaar en slechts uitzonderlijk vrijgesteld: alle subsidies zijn onderworpen aan de vennootschapsbelasting, behalve de subsidies die ervan vrijgesteld zijn. Ze zijn belastbaar naarmate ze bij de inkomsten geboekt worden.

Drie soorten gewestelijke subsidies zijn vrijgesteld (art. 193bis en ter WIB 92): de premies voor werkhervatting en beroepsdoorstroming, de subsidies in kapitaal en intresten toegewezen in het kader van de wetgeving op de economische expansie en de subsidies in kapitaal en intresten voor investeringen in onderzoek en ontwikkeling.

De subsidies die de ondernemingen ontvangen in het kader van BeCircular vallen niet onder die uitzonderingen en maken dus deel uit van de belastbare basis van de onderneming voor de belastbare periode waarin deze steun toegekend werd.

Wat is het plafond voor de personeelskosten met betrekking tot het zelfstandigenstatuut?

Als de projectdrager een zelfstandige in de hoedanigheid van natuurlijk persoon is (en geen bedrijf), met een persoonlijk ondernemingsnummer, bedraagt het plafond eveneens € 65.000/VTE/per jaar, wat overeenkomt met € 325/dag/persoon. In de begrotingstabel moeten de in dit scenario gevraagde personeelskosten worden ingevuld in het veld ‘Ingezette VTE’s’.

Als de projectindiener een bedrijf is (vzw, vba of andere): de personeelskosten voor zaakvoerders of leidinggevenden van deze structuren, die vaak een zelfstandigenstatuut hebben, kunnen worden ingediend in het kader van de subsidie. Zij worden gelijkgesteld met personeelsleden (en vallen in de begrotingstabel onder het veld ‘Ingezette VTE’s’):

  • als de zaakvoerders worden bezoldigd in het kader van de statuten van de vennootschap;
  • of als de algemene vergadering van het bedrijf beslist om de zaakvoerders te bezoldigen;
  • of als er een ‘opdrachtovereenkomst’ is tussen het bedrijf en de zaakvoerder, die voorziet in de bezoldiging van de zaakvoerder in het kader van bepaalde taken of opdrachten.

Voor deze zaakvoerders bedraagt het plafond eveneens € 65.000/VTE/jaar.

Geldt het plafond voor zelfstandigen ook voor de onderaannemers van het project?

Nee, maar de uitgaven die in het kader van de subsidie worden ingediend, moeten in overeenstemming zijn met de marktprijzen.

Kan ik voor eenzelfde uitgave twee verschillende subsidies krijgen?

Voor eenzelfde uitgave kunt u geen dubbele financiering krijgen, zelfs als:

  • de uitgave het voorwerp is van verschillende facturen,
  • de gecumuleerde overheidssteun dezelfde blijft als zijn bedrag.

Ben ik onderworpen aan de Wet inzake overheidsopdrachten?

U bent onderworpen aan de Wet inzake overheidsopdrachten indien u een rechtspersoon bent met rechtspersoonlijkheid en:

  • uw structuur werd opgericht om te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn,
  • uw activiteit in het vorige boekjaar grotendeels werd gefinancierd door overheidsgeld.

In elk geval moeten de projectuitgaven de marktprijs weerspiegelen, ongeacht of u al dan niet onderworpen bent aan de Wet inzake overheidsopdrachten.

Indien u onderworpen bent aan de wetgeving inzake overheidsopdrachten kunnen de bewijzen van de raadpleging van de opdracht en de opdrachtdocumenten u worden gevraagd op het ogenblik dat de bewijsstukken worden gecontroleerd. Bij ontstentenis daarvan zou kunnen worden beschouwd dat het bedrag van de gerechtvaardigde uitgave niet in aanmerking komt.

Ontvankelijkheidsperiode:

Gedurende welke periode komen de kosten in aanmerking?

De uitgaven moeten gedateerd zijn (factuurdatum) binnen de subsidieperiode. U moet in uw kandidatuurformulier de voor uw project gewenste referentiedatums verduidelijken (12 of 24 maanden, al naargelang de projectcategorie), die in uw overeenkomst worden opgenomen als uw project tot de laureaten behoort.

Opgelet: als u uw project start vóór de officiële bekendmaking van de resultaten van de projectoproep (10/01/2022), bent u niet zeker dat u de subsidie zult ontvangen en werkt u dus op eigen risico.

Bijlagen “overheidsfinanciering en staatssteun”:

Is een financiering door Be Circular verenigbaar met andere overheidsfinancieringen?

Ja. Sommige projecten zijn echter uitgesloten omdat er voor die projecten in andere specifieke financieringslijnen is voorzien:

  • Projecten die echter al in het kader van het GPCE worden gefinancierd,
  • Projecten die in aanmerking komen voor de projectoproep van Innoviris (een onderzoeks- en ontwikkelingsproject is een project waarvan de voorstudiefase langer dan zes maanden duurt vooraleer het aangeboden product of de aangeboden dienst op de markt wordt gebracht),
  • Projecten voor begeleiding in het ondernemerschap of voor begeleiding in de transitie naar de circulaire economie,
  • Projecten rond landbouwproductie,
  • Projecten uit te broeden of te huisvesten,
  • Coöperatieve supermarktprojecten.

Opgelet: dezelfde kosten kunnen niet meermaals worden gefinancierd (regel van de dubbele financiering).

Staatssteun, de-minimissteun, wat is dat precies?

Staatssteun is steun die wordt toegekend aan een onderneming (ongeacht haar juridische statuut, van zodra de structuur een economische activiteit uitoefent) door de staat (d.w.z. door de federale staat, de gewesten, gemeenschappen, gemeenten of een andere overheid) via overheidsmiddelen, die een selectief voordeel biedt en gevolgen heeft voor de uitwisselingen tussen de lidstaten en de mededinging.

‘De-minimissteun’ zijn kleine steunbedragen die worden toegekend aan ondernemingen en die niet worden beschouwd als staatssteun. De betrokken EU-landen moeten ze niet vooraf aan de Europese Commissie melden. Het maximumbedrag is 200.000 euro per onderneming over een periode van drie jaar.

Hoe vul ik het budgettabblad van de bijlage ‘Budget-HR’ in?

De bijlage over het budget moet ervoor zorgen dat wij begrijpen hoe u de subsidie zult gebruiken binnen de betreffende periode (12, 18 of 24 maanden, naargelang de categorie):

  • De kolom ‘Uitgaven waarvoor een subsidie wordt aangevraagd’: bevat de uitgaven waarvoor u een subsidie aanvraagt.
  • De kolom ‘Totale subsidieerbare uitgaven’: deze kolom bevat alle uitgaven waarvoor een subsidie wordt aangevraagd met toepassing van de subsidiepercentages (70% voor directe kosten en investeringen, met uitzondering van de categorie Scale-up: 50%; 100% voor personeelskosten tot een maximum van 65.000 euro per VTE). Het totaal van deze kosten per uitgaventype is beperkt tot de tussenplafonds en uiteindelijk tot het totale plafond per categorie.
  • Indien u denkt recht te hebben op de verhoging ‘stadsproductie’ of ‘sociale en democratische onderneming’ dient u ook de uitgaven te vermelden die door deze verhoging worden gedekt in de daartoe voorziene tabellen. 

Voor een partnerschap: de subsidie van Be Circular is beperkt per project. Dat plafond verschilt naargelang de categorieën (50.000 euro; 80.000 euro; 200.000 euro). Met andere woorden: bij een partnerschap moet de subsidie worden verdeeld tussen de coördinator en zijn partners, binnen de beperkingen van het plafond. Bovendien moet het budget van iedere partner de tussenplafonds naleven (per type kosten, bijvoorbeeld 65.000 euro per VTE of plafond van de directe kosten). Stel uw budget eerst op met de partners en respecteer daarbij het plafond van de subsidie voor het project. Specifieer vervolgens de verdeling van dit budget tussen de verschillende partners en vul tot slot eventuele verzoeken tot verhoging in.