FAQ – Appel à projets édition 2023

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, vous pouvez contacter « notre helpdesk-support » sur la plateforme de candidature de l’appel à projets 

MON STATUT / LE STATUT DE MON ENTREPRISE

Puis-je postuler à l’appel à projets si je ne possède pas de numéro d’entreprise ?

Non. En effet, disposer d’un numéro d’entreprise à la date limite de dépôt des candidatures le 30 juin 2023 à 12h, c’est-à-dire la date de dépôt des candidatures pour la catégorie « Transition » et la date de dépôt des candidatures du 2e tour pour les projets des catégories (Starter / Diversification / Scale-up) est une condition d’éligibilité à l’appel à projets.

Puis-je postuler à l’appel à projets en tant qu’indépendant.e à titre principal ou complémentaire ?

Oui. Si vous disposez d’un numéro d’entreprise, vous pouvez postuler à l’appel à projets en tant qu’indépendant.e en personne physique à titre principal ou complémentaire.

Puis-je changer de statut / de numéro d’entreprise après le dépôt de ma candidature à BeCircular ?

Non. Il est important que vous ayez stabilisé le statut de votre entreprise au moment du dépôt de votre candidature. Une modification de numéro d’entreprise n’est pas possible en cours d’appel à projet.

Puis-je postuler à l’appel à projets si j’ai le statut « smart » ou que mes activités ont lieu au sein d’une « coopérative d’activités » ?

Non. En effet, si vous exercez vos activités avec le statut « smart » ou via une « coopérative d’activités », vous ne possédez pas de numéro d’entreprise. Seule la structure dans laquelle vous vous trouvez pourrait déposer un projet et devenir bénéficiaire du subside. Disposer d’un numéro d’entreprise à la date limite de dépôt des candidatures (le 30 juin 2023 à 12h, c’est-à-dire la date de dépôt des candidatures pour la catégorie « Transition » et la date de dépôt des candidatures du 2e tour pour les projets des catégories Starter / Diversification / Scale-up présélectionnés) est une condition d’éligibilité de l’appel à projets.

Puis je postuler à l’appel à projets si mon siège social est situé en dehors de la Région de Bruxelles-Capitale ?

Oui. A condition que votre entreprise possède un siège d’exploitation sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale et que votre projet soit bien réalisé sur le territoire de la Région. Attention : votre siège d’exploitation en Région de Bruxelles-Capitale doit être enregistré comme unité d’établissement à la Banque Carrefour des Entreprises à la date limite de dépôt des candidatures (le 30 juin 2023 à 12h, c’est-à-dire la date de dépôt des candidatures pour la catégorie « Transition » et la date de dépôt des candidatures du 2e tour pour les projets des catégories Starter / Diversification / Scale-up présélectionnés).

Puis-je postuler à l’appel à projets si mon entreprise vient d’être créée ? Ou si au contraire elle existe depuis plusieurs années ? La taille de mon entreprise est-elle importante ?

Oui. Vous pouvez postuler à l’appel à projets dans ces différents cas de figure. Mais les conditions d’accès sont différentes selon la catégories de l’appel à projets à laquelle vous souhaitez postuler :
  • pour un projet de la catégorie « Transition » : votre entreprise doit exister depuis au moins 3 ans (avec 2 exercices comptables clos et publiés sur le site de la BNB). Dans cette catégorie, les PME employant plus de 10 ETPs et présentant un chiffre d’affaires ou un total du bilan annuel > 2 millions € seront prioritaires,
  • pour un projet de la catégorie « Starter » : votre entreprise est en phase de création ou existe depuis moins d’un an à la date du lancement de l’appel à projets (9 janvier 2023). Attention : vous devez disposer d’un numéro d’entreprise et d’un siège d’exploitation en RBC à la date limite de dépôt des candidatures pour le 2e tour (le 30 juin 2023 à 12h). Aucune taille minimum d’entreprise n’est exigée.
  • pour un projet de la catégorie « Diversification » : votre entreprise est créée depuis plus d’un an à la date de lancement de l’appel à projets (c’est-à-dire le 9 janvier 2023). Aucune taille minimum d’entreprise n’est exigée,
  • pour un projet dans la catégorie « Scale-up » : votre entreprise doit exister depuis au moins 3 ans (avoir 2 exercices comptables clos et publiés sur le site de la BNB), est viable financièrement (la viabilité financière sera analysée à partir des deux derniers comptes annuels publiés en fonction d’une analyse croisée d’indicateurs liés à la rentabilité, solvabilité et liquidité de l’entreprise) et offre des biens et services répondant à une demande du marché. Aucune taille minimum d’entreprise n’est exigée.

Puis-je postuler à l’appel à projets si je suis déjà lauréat.e d’une édition précédente ?

Oui. A condition :
  • qu’il s’agisse d’un projet en « Diversification (c’est-à-dire un nouveau projet, développé en parallèle et clairement distinct, du projet précédemment financé dans le cadre de l’appel à projet BeCircular) ou d’un projet « Scale-up »,
  • qu’il ne mette pas en péril l’équilibre de l’entreprise,
  • que le dossier justificatif de l’édition précédente ait bien été remis à l’administration (au plus tard à la date de soumission du premier tour de l’édition 2023 : 10/03/2023) pour une tenue du comité de clôture (avant la date de clôture du deuxième tour : 30/06/2023).

Puis-je postuler à l’appel à projets si j’ai déjà reçu d’autres subsides publics ?

Si vous avez déjà reçu des aides publiques au cours des trois dernières années, vous devez vérifier si les aides reçues sont des aides « de minimis ». En effet, si le montant de la subvention demandée dans le cadre de BeCircular porte le montant des aides « de minimis » reçues à un montant supérieur à 200.000 euros sur une période de 3 exercices fiscaux, la subvention facultative ne peut vous être accordée dans le cadre de l’appel à projets, ou bien, elle devra éventuellement être réduite en conséquence. Afin de vérifier le respect de ce plafond, une déclaration sur l’honneur portant sur les éventuelles aides « de minimis » obtenues pendant la période concernée devra être produite par tout candidat à l’appel à projets.

Si le dossier de candidature est remis par une ASBL, celle-ci doit-elle être constituée par acte authentique devant notaire ou un acte sous seing privé suffit-il ?

Conformément aux règles légales relatives à la création d’une ASBL, les statuts de l’ASBL peuvent être établis sous seing privé ou par un acte authentique. Ceux-ci doivent ensuite être déposés au greffe du tribunal de l’entreprise du lieu où se trouve le siège social de l’ASBL et publiés au Moniteur belge.

MON PROJET EST-IL ELIGIBILE?

Quels types de projets sont subsidiés par l’appel à projets BeCircular ?

L’appel à projets BeCircular est un concours visant à soutenir des projets innovants ou exemplaires, qui s’inscrivent dans une transition vers une économie plus circulaire. Les projets soutenus doivent ainsi contribuer à diminuer l’empreinte écologique de nos modes de production et/ou consommation par l’application de logiques économiques circulaires. Leur impact doit pouvoir être évalué au moyen d’indicateurs et ils doivent contribuer à l’atteinte des objectifs définis dans les plans environnementaux de la Région (Plan de Gestion des Ressources et Déchets, stratégie Good Food, Plan National Energie Climat, Plain Air-Climat-Energie, Plan de Gestion de l’Eau, Plan Nature…).
Les critères de sélection des projets sont détaillés dans le règlement de l’appel à projets (voir page 20 et suivantes).
Des exemples de projets recherchés sont en outre répertoriés dans les annexes du règlement de l’appel à projets (page 33 et suivantes).

Dans quelle catégorie de l’appel à projet puis-je postuler ?

Cela dépend de l'ampleur de vos activités et du degré d'accomplissement de votre projet.
L’appel à projets BeCircular est composé de 4 catégories : Starter, Diversification, Scale-up et Transition. Pour vous aider à déterminer si votre activité est circulaire ou, de manière générale, dans laquelle de ces catégories vous pouvez postuler, rendez-vous sur le Wizard BeCircular de la plateforme My Circular Economy.

Puis je postuler à l’appel à projets si mon projet est toujours en phase d’étude de faisabilité, de recherche et développement ?

Non. L’appel à projets BeCircular finance exclusivement des projets de commercialisation. Les projets de recherche et développement sont subsidiables auprès de l’agence de l’innovation Innoviris.brussels. Est considéré comme projet de recherche et développement : tout projet dont la phase de pré-étude excède 6 mois avant la mise sur le marché du produit ou du service proposé. Pour être éligible à BeCircular, votre projet doit donc viser une mise sur le marché après maximum six mois d’activité subsidiée (n.b. : cette règle ne s’applique pas aux projets visés par la catégorie Transition qui ne sont pas nécessairement des projets à caractère commercial).

Puis-je soumettre mon projet à réaliser dans la région de bruxelles capitale si mon siège social n'est pas situé dans la région de Bruxelles capitale ?

Oui, à condition que :
  • votre entreprise a un siège d’exploitation sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale
  • et votre projet est bien réalisé sur le territoire de la Région.
Tant si votre siège social est situé dans ou en dehors de la Région de Bruxelles-Capitale, vous devez disposer d'un siège d’exploitation dans la RBC, enregistré comme établissement auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises à la date limite de dépôt des candidatures (30 juin 2023, à midi) ; c'est notamment la date limite pour les candidatures dans la catégorie Transition et pour les candidatures au second tour pour les projets présélectionnés après le premier tour dans les catégories Starter/Diversification/Scale-up.

Puis-je postuler à l’appel à projets si mon entreprise existe depuis plusieurs années ?

Oui, vous êtres éligibles à toutes les catégories à l’exception de la catégorie Starter :
  • si vous mettez en œuvre un nouveau projet économique (catégorie Diversification)
  • si vous développez la mise à l’échelle d’une activité économique existante (catégorie Scale up)
  • si vous engagez votre entreprise dans un processus de transition économique et souhaitez mettre en œuvre un projet pilote (catégorie Transition).
Attention, le cas échéant, le projet pour lequel vous demandez un subside ne peut pas avoir commencé à la date de lancement de l’appel à projet (09/01/2023).

En tant que consultant.e, puis-je déposer un projet pour accompagner une entreprise dans la définition d’un nouveau modèle économique autour d’un flux particulier ou d’un secteur ?

Non. BeCircular n’a pas pour vocation de soutenir l’accompagnement, mais bien les entreprises elles-mêmes dans le lancement de leur projets ou dans leur transition. Les projets d’accompagnement sont financés dans le cadre d’autres appels à projets organisés par Bruxelles Economie et Emploi.

Puis-je postuler à l’appel à projets avec un projet de formation ou de sensibilisation des citoyens à l’économie circulaire ?

Non. L’objectif de BeCircular est de stimuler des activités économiques innovantes et circulaires. Bien que le changement des modes de consommation et la sensibilisation du grand public soient des éléments importants, ils ne font pas l’objet du présent appel à projets. Les projets de ce type peuvent néanmoins être subsidiés dans le cadre d’autres appels à projets de Bruxelles Environnement.

Puis-je postuler à l’appel à projets si mon projet a déjà été financé lors d’une édition précédente ?

Oui. Pour autant :
  • qu’il s’agisse d’une candidature proposée dans la catégorie « Diversification » (c’est-à-dire un nouveau projet développé en parallèle et clairement distinct de celui qui a été financé précédemment dans le cadre de cet appel à projet) ou dans la catégorie « Scale-up » (c’est-à-dire une mise à l’échelle de leur activité actuelle)
  • que le nouveau projet ne mette pas en péril l’équilibre de l’entreprise,
  • que le subside initialement reçu soit clôturé (dossier justificatif remis à l’administration avant le 10/03/2023 pour une tenue du comité de clôture avant le 30/06/2023).
Il est également possible d’être porteur d’un projet et partenaire dans un autre projet.

En tant que porteur.porteuse de projet, puis-je soumettre deux projets différents dans deux catégories différentes de l’appel à projets ?

Nous pouvons accepter deux projets différents soumis par un.e même porteur.se de projet, par exemple dans les cas suivants :
  • un projet dans la catégorie « Scale-up » et un projet différent dans la catégorie « Diversification »,
  • le porteur ou la porteuse du projet est partenaire dans différents projets, introduits dans les catégories « Starter », « Diversification » ou « Scale-up ».

Puis-je vous envoyer un résumé d’une page de l’idée de notre projet pour que vous me donniez un feedback sur mon projet ?

Non. Le nouveau système de candidature en deux tours, mis en place cette année pour toutes les catégories à l’exception de la catégorie « Transition », vous permet d’envoyer une candidature allégée dans un premier temps, focalisé sur l’adéquation du projet aux objectifs de l’appel à projets (degré de circularité du projet, ancrage local, innovation). Les candidats sélectionnés au premier tour bénéficieront d’un ensemble de recommandations formulées par le jury, afin d’optimiser leurs chances de sélection dans le cadre du deuxième tour. Ils pourront également bénéficier d’un accompagnement spécifique pour consolider leur projet sur les volets « impact environnemental », « faisabilité technico-économique » et « viabilité financière » en vue d’introduire leur candidature finale.

Pour la catégorie « Transition », le processus d’évaluation ne comporte qu’un seul tour. Les candidats de cette catégorie pourront faire appel à un helpdesk.

J’ai plusieurs idées pour un projet, dois-je les séparer en différents projets ou les centraliser dans un seul ?

Nous vous recommandons de présenter un projet unique et bien ficelé, plutôt que diverses idées potentiellement moins abouties. Si votre projet présente plusieurs aspects qui se complètent, assurez-vous de pouvoir tous les concrétiser. Le dossier sera jugé dans son ensemble et devra donc être réalisé entièrement.

Mon projet nécessite un permis d’environnement ou une déclaration environnementale : que faire ?

Avant d’introduire votre candidature, nous vous conseillons de vérifier auprès d’un organisme privé ou public spécialisé si l’activité économique de votre entreprise nécessite un permis ou une déclaration environnementale (par ex. auprès du service permis de hub.brussels via permit@hub.brussels sauf s’il s’agit d’une déclaration de la commune ou de Bruxelles Environnement via permit_circ_waste@environnement.brussels). En fonction de la catégorie à laquelle vous candidatez, les délais pour être en règle à ce niveau varient légèrement. Mais dans tous les cas, pour qu’un projet lauréat puisse recevoir le versement du subside, l’entreprise doit être en règle de permis d’environnement ou déclaration environnementale. Tous les détails à ce sujet figurent à la page 17 du règlement de l’appel à projets.

Si votre entreprise souhaite développer une activité en lien avec des biodéchets ou des sous-produits animaux et que vous souhaitez candidater à BeCircular : avant d’introduire votre candidature (et au plus tard le 24/02/2023), vous devez contacter le facilitateur « Autorisations déchets pour le secteur de l’économie circulaire » permit_circ_waste@environnement.brussels. Le non-respect de cette obligation rend le projet inéligible. Pour plus d’infos, cliquez ici.

Puis-je demander une majoration « production urbaine » si le volet de production urbaine de mon projet est externalisé ?

Oui. Vous pouvez bénéficier de la majoration « production urbaine » si votre projet met en place des activités productives en Région de Bruxelles-Capitale même si les processus de production sont externalisés (voir le règlement de l’appel à projets, page 27).
Attention : les lauréat.e.s de l’appel à projet qui reçoivent un subside majoré « production urbaine », devront prouver qu’ils·elles ont effectivement mis en place les activités de production urbaine qui étaient prévues dans leur candidature (y compris celles qui sont éventuellement mises en place par des sous-traitants au projet). Le cas échéant, le porteur ou la porteuse de projet sera tenu de rembourser la quotité du subside correspondant à cette majoration.

LES DÉLAIS DE L'APPEL À PROJETS

A quelle date dois-je introduire ma candidature à l’appel à projets BeCircular ?

La date de remise de votre candidature dépend de la catégorie dans laquelle vous souhaitez présenter votre projet :
  • Pour les catégories Starter et Diversification :
    • 1er tour : dépôt d’une candidature via le formulaire ad hoc, dûment complété, avant le 10 mars 2023 à 12h. Nous vous encourageons cependant à introduire votre dossier de candidature avant cette date limite.
    • 2ème tour - concerne les projets présentés dans les catégories Starter et Diversification et qui ont été retenus à l’issue du 1er tour : dépôt d’une candidature via le formulaire ad hoc, dûment complété, et ses annexes avant le 30 juin 2023 à 12h. Nous vous encourageons cependant à introduire votre dossier de candidature avant cette date limite.
  • Pour la catégorie Scale-up : le processus de participation est identique à celui qui est décrit ci-dessus (Starter et Diversification) si ce n’est que la catégorie Scale-up propose un formulaire de candidature spécifique et que les candidat·e·s sélectionné·e·s au deuxième tour seront invité·e·s à défendre leur projet lors d’un jury sous la forme de défense orale
  • Pour la catégorie Transition : dépôt d’une candidature via le formulaire ad hoc dédié, dûment complété, et ses annexes avant le 30 juin 2023 à 12h. Nous vous encourageons cependant à introduire votre dossier de candidature avant cette date limite.

Quel est le délai d’attente, entre le moment du dépôt d’une candidature et la proclamation des lauréats ?

Après la réception des dossiers de candidature, une analyse de la complétude et de l’éligibilité de chaque dossier est d’abord réalisée. Les dossiers éligibles sont ensuite transmis à un jury d’experts, qui évalue l’ensemble des projets sur base des critères d’éligibilité et de sélection. En fonction du classement de ce jury, et du budget disponible, une présélection de projets lauréats est communiquée aux Ministres de tutelle.

Cette présélection de projets lauréats est ensuite soumise à plusieurs étapes de validation, avant que n’ait lieu la décision officielle d’octroi du subside :
  • tous les projets concernés sont présentés à l’Inspection des Finances, qui vérifie la santé financière des entreprises présélectionnées et la crédibilité financière du projet,
  • tous les projets concernés sont ensuite présentés au Ministre du Budget, qui vérifie l’adéquation entre l’enveloppe demandée pour les subsides des lauréats de l’appel à projets et le budget de la RBC,
  • la présélection des projets lauréats est ensuite présentée au gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale. Après l’approbation du gouvernement, la sélection est officiellement communiquée (dans le courant du mois de décembre 2023).

Quand mon projet peut-il démarrer ?

La plupart des projets commencent après avoir reçu la notification officielle de décision, soit au début de l’année qui suit la candidature. Néanmoins, vous avez la possibilité de démarrer votre projet à partir de la date de lancement de l’appel à projets (le 9 janvier 2023). Dans votre formulaire de candidature, vous devez préciser sur quelle période de référence vous souhaitez réaliser votre projet (12,18 ou 24 mois selon les catégories). Si votre projet est retenu, vos dépenses seront éligibles à partir de la date de démarrage de votre projet. Attention : en démarrant votre projet avant la communication officielle des résultats de l’appel à projets (qui aura lieu en décembre 2023), vous vous exposez au risque de ne pas obtenir le subside et de prendre le financement du projet intégralement à votre charge.

Quand recevrai-je la première tranche de la subvention ?

La proclamation des lauréat.e.s de l’appel à projet aura lieu en décembre 2023. Vous serez ensuite contacté.e pour signer une convention de subvention. Vous recevrez ensuite la première tranche du subside.

PARTENARIAT

Dans le cas d’un projet où plusieurs partenaires demandent un subside, quels documents doivent être introduits et par qui ?

Dans le cas d’un projet, porté en partenariat par plusieurs acteurs, il faut identifier un coordinateur ou une coordinatrice de projet, qui sera l’entreprise de référence pour les contacts entre l’administration et les partenaires. Un seul formulaire de candidature doit être introduit pour le projet, par le coordinateur ou la coordinatrice. Le formulaire doit identifier clairement les autres partenaires du projet et préciser si ceux-ci demandent un subside, dans le formulaire du 2e tour (cf. module « Identification du porteur de projet » du formulaire 2e tour). Un seul tableau « Annexes budget RH » doit être introduit pour le projet, mais les onglets doivent être complétés pour tous les partenaires (un rapport chiffré pour l’ensemble du projet, un onglet « ressources humaines » pour l’ensemble du projet, un onglet budget par partenaire, un tableau « aides d’Etat » par partenaire). Les partenaires qui demandent un subside doivent également compléter et signer le document « déclaration partenaire ». En outre, tou.te.s les porteur.se.s du projet (coordinateur.rice et partenaires) doivent annexer les documents suivants à la candidature : statuts, comptes et bilan, rapport d’activités le plus récent, déclaration sur l’honneur.

Dans le cas d’un partenariat, comment est géré administrativement le subside ?

En cas de partenariat, chaque partenaire reçoit un subside qui lui est propre, signe une convention et doit justifier l’utilisation du subside après la fin du projet. Chaque partenaire doit donc remettre un dossier de justificatifs financiers. Le suivi-évaluation du projet est par contre piloté par le coordinateur ou la coordinatrice du projet qui doit remettre pour le compte de l’ensemble des partenaires le rapport d’analyse et le rapport chiffré en fin de projet.

Dans le cas d’un partenariat, quelles règles s’appliquent aux partenaires du projet ?

Tou.te.s les porteur.se.s d’un projet qui ont l’intention de l’exécuter en partenariat avec d’autres entreprises, doivent remplir les conditions d’éligibilité de l’appel à projets pour demander un subside (par ex. avoir un siège d’exploitation situé en Région de Bruxelles-Capitale). Dans le cas où l’un des partenaires d’un projet ne remplit pas ces conditions, il peut participer au projet mais ne peut pas introduire une demande de subside BeCircular. Le module « Identification du porteur de projet » du formulaire de candidature permet, au second tour, d’identifier les partenaires du projet et d’indiquer s’ils demandent un subside ou non.

Puis-je postuler à l’appel à projets dans le cadre d’un partenariat si l’un de mes partenaires ne respecte pas les conditions d’éligibilité de l’appel à projets (par ex. : mon partenaire ne possède pas de siège d’exploitation en Région de Bruxelles-Capitale) ?

Oui. Néanmoins, les partenaires qui ne remplissent pas les conditions d’éligibilité ne pourront pas demander un subside de l’appel à projets. Le module « Identification du porteur de projet » du formulaire de candidature du 2e tour permet d’identifier les partenaires du projet et d’indiquer si ces derniers demandent un subside ou non.

Dans le cas d’un partenariat, un·e partenaire peut-il être un fournisseur.se ou sous-traitant.e dans le projet ?

Nous considérons les partenariats comme étant appropriés lorsqu’ils sont pertinents et nécessaires à la mise en œuvre du projet. Dans ces conditions, il peut effectivement s’avérer qu’un.e fournisseur.se ou un sous-traitant.e exécute une partie du projet. Dans ce cas, vous devrez donner quelques explications au sujet du partenariat envisagé, dans le module « Identification du porteur de projet » de votre formulaire de candidature (2e tour). Vous pouvez y préciser si l’entreprise partenaire demande également un subside pour réaliser les activités prévues par le projet. Attention, les partenaires qui demandent un subside doivent respecter les conditions d’éligibilité du projet.

Dans le cas d’un projet en partenariat pour un subside dans la catégorie « Scale-up », quelles règles s’appliquent aux partenaires du projet ?

Tou.te.s les porteur.se.s d’un projet mené en partenariat doivent remplir les conditions d’éligibilité de l’appel à projets pour introduire une demande de subside. Au niveau des conditions spécifiques liées à des projets d’envergure régionale, les règles suivantes s’appliquent :
  • le coordinateur ou la coordinatrice du projet (= porteur principal) doit remplir les conditions de la catégorie (exister depuis au moins 3 ans, disposer de deux exercices comptables clos publiés sur le site de la BNB, prouver sa viabilité financière et offre des biens et services répondant à une demande du marché),
  • en plus du coordinateur ou de la coordinatrice, tou.te.s les partenaires du projet « Scale-up » qui demandent un subside de plus de 80.000 €, dans le cadre de ce partenariat, sont tenus de remplir les conditions de la catégorie.

Dans le cas d’un partenariat, le plafond du subside s’applique-t-il au projet dans son entièreté ? Ou ce montant est-il attribué à chacun des partenaires ?

Le subside BeCircular est plafonné par projet ; ce plafond diffère selon les catégories (50.000 € ; 80.000 € ; 200.000 €). Autrement dit, en cas de partenariat, le subside doit être réparti entre la.le coordinateur.rice et ses partenaires dans la limite du plafond. Par ailleurs, le budget de chaque partenaire doit respecter les plafonds intermédiaires (par type de frais, par ex. 65.000 € par ETP ou plafond des frais directs).

En cas de partenariat, puis-je déposer un projet avec des partenaires internationaux ?

Oui. Mais vos partenaires non situés en Région de Bruxelles-Capitale n’auront pas droit à un financement BeCircular. Tout partenaire qui souhaite demander une part de financement doit être obligatoirement implanté en Région de Bruxelles-Capitale. Même si vos partenaires ne sont pas financés, vous pouvez quand-même mettre en avant votre réseau de partenaires dans votre dossier pour renforcer votre candidature.

Dans le cas d’un partenariat, puis-je être un partenaire financé au sein de plusieurs projets différents soumis à l’appel à projets ?

Oui.

Dans le cas d’un partenariat, comment est calculée la majoration de 10% allouée aux entreprises sociales et aux coopératives ?

Cette majoration s’analyse au cas par cas et est « ajoutée » au subside du partenaire concerné, même si cela implique le dépassement du plafond par projet. Etablissez donc votre budget entre partenaires en respectant le plafond du subside par projet : le partenaire agréé “entreprise sociale et démocratique”, qui peut bénéficier de la majoration de 10%, peut décliner sa demande de majoration dans le tableau « budget » qui le concerne.

Dans le cas d’un partenariat, comment est calculée la majoration de 30% allouée aux projets de production urbaine ?

Cette majoration concerne le projet. En d’autres mots, chacun des partenaires d’un projet de production urbaine a droit à un subside majoré de 30%. Etablissez d’abord le budget global du projet entre partenaires, puis introduisez dans les budgets individuels de chaque partenaire le détail de la majoration de 30%.

En cas de partenariat, comment les majorations peuvent-elles être combinées (entreprise sociale et projet de production urbaine) ?

Dans un partenariat, il est possible que les deux majorations soient d’application, au cas par cas :
  • la majoration « production urbaine » s’applique au niveau du projet : elle concerne donc l’ensemble des partenaires du projet, qui peuvent tous voir leur subside augmenter de 30%,
  • la majoration « entreprise sociale et démocratique » s’applique au niveau de l’entreprise : elle est donc susceptible de ne concerner qu’un seul des partenaires. Cette majoration de 10% s’ajoute donc au subside du partenaire concerné uniquement,
  • si un projet de production urbaine est porté par un partenariat et que l’un des partenaires remplit les conditions d’« entreprise sociale et démocratique », ce partenaire a droit à une double majoration et peut donc obtenir un subside majoré de 40%. Cette majoration s’ajoute alors au subside de ce partenaire.
Dans tous les cas, établissez d’abord votre budget entre partenaires en respectant le plafond du subside par projet. Ajoutez ensuite les majorations par partenaire (+30% ou +40%) et déclinez les majorations dans les tableaux budgets individuels de chaque partenaire.

Comment participer ?

Comment introduire un dossier de candidature sur la plateforme BeCircular ?

Pour postuler à l’appel à projets, vous devez créer un profil sur la plateforme de candidature de l’appel à projets www.mycirculareconomy.brussels (si vous n’avez pas encore toutes les données pour créer votre compte, vous pouvez télécharger les documents également sur le site de l’appel à projets www.circulareconomy.brussels/edition-2023/).
Comment participer :
  • pour les catégories « Starter » et « Diversification », l’appel à projets est organisé en 2 tours :
    • 1er tour : dépôt d’une candidature via un formulaire ad hoc dûment complété, avant le 10 mars 2023 à 12h,
    • 2ème tour (concerne les projets sélectionnés à l’issue du 1er tour) : dépôt d’une candidature via un formulaire ad hoc dûment complété, et ses annexes, avant le 30 juin 2023 à 12h.
  • pour la catégorie « Scale-up » : le processus de participation est identique à celui décrit ci-dessus (Starter et Diversification) mais au moyen d’un formulaire spécifique. Par ailleurs, les candidat·e·s sélectionné·e·s au deuxième tour seront ensuite invité·e·s à défendre oralement leur projet devant un jury. A cette occasion, la présentation des candidat·e·s sera suivie d’une séance de questions/réponses, au terme de laquelle une décision de principe sera prise quant au financement,
  • pour la catégorie Transition : dépôt d’une candidature via le formulaire dédié, dûment complété, et de ses annexes, avant le 30 juin 2023 à 12h.
Le formulaire de candidature doit être rempli directement en ligne, au moyen d’une série de modules. Ceux-ci peuvent être remplis progressivement, au fur et à mesure de votre avancement. A tout moment, il est possible d’y apporter des corrections, modifications ou d’effacer les données enregistrées.

Dès que vous avez complété l’ensemble des modules, veillez bien également à uploader les différents documents annexes qui doivent accompagner votre candidature.

Cliquez enfin sur le bouton « Soumettre » et vous recevrez automatiquement un e-mail de confirmation. Attention, il est impossible de soumettre sa candidature si l’ensemble des modules n’a pas été complété. En cas de difficulté, n’hésitez pas à utiliser le helpdesk technique en cliquant sur le logo bleu qui sera constamment affiché sur toutes les pages des modules de la plateforme de candidature.

Peut-on télécharger le formulaire de candidature et ses annexes sans s’enregistrer dans la plateforme électronique mycirculareconomy.brussels ?

Oui. Tous les documents nécessaires à la soumission d’une candidature sont également téléchargeables sur la page de l’appel à projets : https://www.circulareconomy.brussels/edition-2023/

Est-il possible de remplir mon formulaire de candidature en anglais?

Non. Les formulaires doivent être remplis en français ou en néerlandais, les deux langues officielles de la Région de Bruxelles-Capitale.

Comment modifier les données introduites lors de la création de mon compte sur la plateforme électronique mycirculareconomy.brussels ?

Prenez contact avec le helpdesk technique en cliquant sur le logo bleu qui est affiché sur toutes les pages des modules de la plateforme de candidature.

Où puis-je trouver les infos sur les « activités courantes », l’« objet social » de mon entreprise, … qui sont demandées dans la partie 2 du formulaire de candidature ?

Vous trouverez ces informations dans les statuts de votre entreprise.

Puis-je me faire aider/accompagner pour compléter le formulaire de candidature et ses annexes ?

A partir du 9 janvier 2023, vous pouvez poser toutes vos questions au helpdesk « projets » en suivant le lien de la plateforme de candidature. Une session d’information préenregistrée sera également disponible pour aider les candidats préselectionnés au 1er tour à remplir leur plan financier : après le 15 mai 2023.

Puis-je vous envoyer un résumé d’une page de l’idée de notre projet pour que vous me donniez un feedback sur mon projet ?

Non. Le nouveau système de candidature en deux tours, mis en place cette année pour toutes les catégories à l’exception de la catégorie « Transition », vous permet d’envoyer une candidature allégée dans un premier temps, focalisé sur l’adéquation du projet aux objectifs de l’appel à projets (degré de circularité du projet, ancrage local, innovation). Les candidats sélectionnés au premier tour bénéficieront d’un ensemble de recommandations formulées par le jury, afin d’optimiser leurs chances de sélection dans le cadre du deuxième tour. Ils pourront également bénéficier d’un accompagnement spécifique pour consolider leur projet sur les volets « impact environnemental », « faisabilité technico-économique » et « viabilité financière » en vue d’introduire leur candidature finale.

Pour la catégorie « Transition », le processus d’évaluation ne comporte qu’un seul tour. Les candidats de cette catégorie pourront faire appel à un helpdesk.

Où trouver les dossiers à remplir sur la plateforme de candidature ?

Seuls les dossiers de la catégorie « Transition » peuvent être remplis dès le lancement de l’appel à projets. En effet, cette catégorie de l’appel à projets ne comporte pas de tour de présélection : il est donc possible d’y créer directement un nouveau dossier à proposer en « Transition ».

Pour les autres catégories (« Starter », « Diversification » et « Scale-up », les candidatures se font en deux tours. Au moment du lancement de l'appel à projets, le formulaire du 1er tour est donc disponible sur la plateforme : vous pouvez le soumettre avant la date limite de remise du 1er tour (10 mars 2023). Si votre candidature est retenue au premier tour, une icône bleue avec le nom de votre projet apparaitra comme ceci dans votre Dashboard, sur la plateforme myBeCircular.brussels :Cette icône signifie que votre projet a été accepté pour le second tour. Il s’agit, dès ce moment, de le « convertir » vers la catégorie dans laquelle vous souhaitez postuler (« Starter », « Diversification » ou « Scale-up »). Une fois que vous aurez cliqué sur l’icône, vous serez amené à choisir la catégorie dans laquelle vous souhaitez postuler et vous pourrez avoir accès au formulaire de candidature au second tour.

BUDGET ET PLAN FINANCIER

Puis-je demander une majoration « production urbaine » si je postule dans la catégorie Transition ?

Non. Il n'est pas possible de demander la majoration de 30% pour la production urbaine dans la catégorie Transition.

Quelle est la différence entre le plan financier et l’annexe Budget_RH ?

Les deux documents doivent obligatoirement être introduits pour candidater au 2e tour. Le plan financier doit permettre de démontrer la viabilité financière de votre activité économique sur une durée de trois ans. L’annexe budget, quant à elle, doit permettre de comprendre la manière dont vous comptez utiliser le subside : quels types de dépenses ? Pour quels montants ?

Le modèle de plan financier proposé sur la plateforme est-il obligatoire ?

Oui. Il faut impérativement utiliser ce modèle de plan financier. Il doit être complété, a minima, pour 3 années entières, à partir de la date de commencement du projet.

Comment remplir l’onglet budget de l’annexe Budget-RH ?

L’annexe relative au budget doit permettre de comprendre comment vous prévoyez d’utiliser le subside endéans la période éligible (12 mois, 18 mois ou 24 mois selon la catégorie) :
  • la colonne « Dépenses pour lesquelles une subvention est demandée » : doit illustrer les dépenses pour lesquelles vous sollicitez un subside,
  • la colonne « Dépenses totales éligibles pour une subvention » : cette dernière colonne reprend l’ensemble des dépenses pour lesquelles une subvention est demandée avec l’application des taux de subventionnement (70%pour frais directs et investissements, excepté catégorie Scale-up : 50% ; 100% pour les frais de personnel à concurrence de maximum 65.000 € par ETP). Le total de ces frais par type de dépense est limité aux plafonds intermédiaires et in fine au plafond global par catégorie,
  • si vous estimez avoir droit à la majoration « projet de production urbaine » ou « entreprise sociale et démocratique », détaillez les dépenses qui seront couvertes par cette majoration dans les tableaux prévus à cet effet.
Dans le cas d’un partenariat : le subside BeCircular est plafonné par projet. Ce plafond diffère selon les catégories de l’appel à projets (50.000 € ; 80.000 € ; 200.000 €). En cas de partenariat, le subside doit être réparti entre le coordinateur du projet et ses partenaires, dans la limite du plafond. Par ailleurs, le budget de chaque partenaire doit respecter les plafonds intermédiaires (par type de frais, par ex. 65.000 € par ETP ou plafond des frais directs). Etablissez d’abord votre budget entre partenaires en respectant le plafond du subside au niveau du projet, détaillez ensuite la répartition de ce budget entre chaque partenaire, et compléter enfin les éventuelles demandes de majoration.

Le plan financier doit-il intégrer le subside que vous souhaitez demander dans le cadre de l’appel à projets BeCircular ?

Oui. Vous devez mentionner le subside demandé dans le plan financier, au point 4 de l’onglet « données de base », sous la catégorie « autres produits d’exploitation ». Le subside étant liquidé en plusieurs tranches, vous devez imputer dans votre plan financier une première tranche de 70% du subside en décembre 2023, et le solde du subside 3 mois après la fin du projet.

Quelle est la différence entre « plafond par catégorie », « plafond intermédiaire » et « taux de subventionnement » ?

Toutes les règles relatives aux plafonds sont schématisées à la page 27 du règlement et rappelées dans l’annexe Budget_RH :
  • chaque catégorie de l’appel à projets BeCircular a un plafond du subside octroyé pour le projet : 50.000 € pour la catégorie « Transition » ; 80.000 € pour les catégories « Starter » et « Diversification », ou 200.000 € pour la catégorie « Scale-up ». Si le coût total de votre projet excède ces plafonds, la différence devra être financée par d’autres sources de financement que le subside BeCircular (fonds propres, fondations privées, crédits, autres subsides, revenus du projet, etc.),
  • outre ces plafonds globaux, il y un taux de subventionnement déterminé par type de dépense : BeCircular intervient pour :
    • 70% pour les dépenses en frais directs et investissements (toutes les catégories sauf Scale-up),
    • 50% pour les dépenses en frais directs et investissements (catégorie Scale-up),
    • 100% pour les frais de personnel si ceux ne dépassent pas la limite de 65.000 € par ETP par an.
  • enfin, il existe des plafonds intermédiaires pour chaque type de dépense : ces plafonds varient également selon les catégories.

Quelle est la différence entre « frais directs » et « frais d’investissement » ?

Par investissement, on entend l’investissement en immobilisations corporelles et/ou incorporelles. Les investissements admissibles sont inscrits en immobilisations aux comptes annuels pour les personnes morales ou au tableau des amortissements pour les personnes physiques et y sont maintenus pendant une période de cinq ans courant à partir de la date de l’octroi de l’aide. Les règles relatives aux investissement éligibles sont détaillées dans l’annexe au règlement « conditions administratives et obligations ».Les frais directs englobent toutes les dépenses, hors frais de personnel, qui sont directement liées à la réalisation du projet. Il peut s’agir par exemple des frais de sous-traitance d’activités nécessaires à la réalisation du projet, de frais de promotion ou de communication, de frais de fonctionnement directement liés au projet subsidié, etc.

Quelle est la différence entre « frais directs » et « frais indirects » ?

Les frais directs constituent toutes les dépenses, hors frais de personnel, qui sont directement liées à la réalisation du projet. Il peut s’agir par exemple des frais de sous-traitance d’activités nécessaires à la réalisation du projet, de frais de promotion ou de communication, de frais de fonctionnement directement liés au projet subsidié, etc.
Les frais indirects ne présentent pas de caractère de nécessité pour la mise en œuvre du projet. Ils sont rattachés à l’activité structurelle de votre entreprise. En d’autres termes, ce sont les frais de fonctionnement que vous auriez engagés, peu importe que le projet soit mis en œuvre ou pas (frais d’énergie par exemple) et pour lesquels il n’est pas possible d’établir un lien direct avec le projet. Ces frais sont calculés via un forfait fixe à hauteur de 15% de vos frais de personnel éligibles et ne doivent pas être justifiés en fin de projet.

Un cofinancement de la part de mon entreprise est-il obligatoire ? Quelle est la part du financement BeCircular 2023 ?

Le cofinancement est obligatoire. Il dépend de la catégorie dans laquelle vous introduisez votre candidature. Vous pouvez demander un financement BeCircular allant jusqu’à :
  • 70% de vos frais directs et investissements, via le subside, pour toutes les catégories excepté « Scale-up »,
  • 50% de vos frais directs ou investissements, via le subside, pour la catégorie Scale-up.
Attention, outre ces taux de financement, les dépenses sont également limitées par des plafonds pour chaque type de dépense et par le plafond total du subside (50.000 €, 80.000 € ou 200.000 € selon les catégories) : voir les pages 26-27 du règlement de l’appel à projets. Le subside pour les frais de personnel reste limité à 65.000 € par ETP par an.

DEPENSES eligibles à la subvention

Quelles dépenses puis-je introduire dans les frais de personnel ?

La subvention est accordée :
  • pour le salaire brut et les cotisations patronales ; celles-ci sont reprises sur les fiches de paie/décomptes annuels des salarié.e.s et correspondent au montant que tout.e employeur.se est tenu.e légalement de payer pour chacun.e de ses travailleur.se.s. Les cotisations ne comprennent donc pas les avantages extralégaux tels que frais de GSM, chèques repas, assurances complémentaires, etc.,
  • au prorata du temps de travail consacré au projet,
  • pour du personnel engagé ou dédié au projet, et repris sur le payroll du ou de la bénéficiaire de la subvention.
Remarque : par ETP, on entend une personne engagée ou dédiée au projet à temps plein et rémunérée sur base annuelle (12 mois calendrier).
Dans le cas où le projet est proposé par une entreprise (ASBL, SRL ou autre) : des frais de personnel peuvent être introduits dans le cadre du subside pour les gérants ou dirigeants de ces structures, qui ont souvent le statut d’indépendant. Ceux-ci sont assimilés à du personnel (et entrent donc dans la case du tableau du budget « ETP dédié ») si :
  • une rémunération est prévue pour les gérant.e.s dans le cadre des statuts de la société,
  • ou si l’assemblée générale de l’entreprise prend la décision de rémunérer les gérant.e.s,
  • ou s’il existe un « contrat de mission » entre l’entreprise et la gérante ou le gérant qui prévoit la rémunération du gérant ou de la gérante dans le cadre de certaines tâches ou missions.
Dans le cas où le projet est proposé par un.e indépendant.e en personne physique (et non une entreprise), avec son numéro d’entreprise personnel : le plafond pour la rémunération est également de 65.000 €/ETP/an, ce qui équivaut à 325 €/jour/personne. Dans le tableau du budget, les frais de personnel demandés dans ce cas de figure doivent être introduits dans la case « ETP dédié ».

Quel est le plafond pour les frais de personnel relatifs au statut d’indépendant.e ?

Dans le cas où le projet est porté par un.e indépendant.e en personne physique (et non une entreprise), avec son numéro d’entreprise personnel : le plafond pour la rémunération est de 65.000 €/ETP/an, ce qui équivaut à un forfait de 325 €/jour/personne. Dans le tableau du budget, les frais de personnel demandés dans ce cas de figure doivent être introduits dans la case « ETP dédié ».
Dans le cas où le projet est porté par une entreprise (ASBL, SRL ou autre) : des frais de personnel peuvent être introduits dans le cadre du subside pour les gérant.e.s ou dirigeant.e.s de ces structures, qui ont souvent le statut d’indépendant.e. Ceux-ci sont assimilés à du personnel (et entrent donc dans la case du tableau du budget « ETP dédié ») si :
  • une rémunération est prévue pour les gérant.e.s dans le cadre des statuts de la société,
  • ou si l’assemblée générale de l’entreprise prend la décision de rémunérer les gérant.e.s,
  • ou s’il existe un « contrat de mission » entre l’entreprise et la gérante ou le gérant qui prévoit la rémunération de la gérante ou du gérant dans le cadre de certaines tâches ou missions.
Pour ces gérant.e.s ou dirigeant.e.s d’entreprise, le plafond est également de 65.000€/ETP/an.

Le plafond pour indépendant s’applique-t-il également aux sous-traitant.e.s du projet ?

Non. Mais les dépenses introduites dans le cadre du subside doivent respecter les prix du marché.

Une même dépense peut-elle bénéficier de deux subsides différents ?

Non. Une même dépense ne peut pas faire l’objet d’un double financement de la part des pouvoirs publics, et ce même si :
  • cette dépense fait l’objet de plusieurs factures,
  • la participation publique cumulée reste à concurrence de son montant.

Suis-je soumis·e à la législation relative aux marchés publics ?

Vous êtes soumis à la législation relative aux marchés publics si vous êtes une personne morale dotée de la personnalité juridique et que :
  • votre structure a été créée pour satisfaire des besoins d’intérêt général autres qu’industriel et commercial,
  • votre activité est financée majoritairement par des fonds publics durant l’exercice précédent.
Dans tous les cas, les dépenses liées au projet doivent refléter le prix du marché, que vous soyez soumis ou non à la loi sur les marchés publics.
Si vous êtes soumis à la législation relative aux marchés publics, des preuves de consultation du marché et les documents du marché pourront vous être demandés au moment du contrôle des pièces justificatives, à défaut de quoi le montant de la dépense justifiée pourrait être considérée comme inéligible.

Si je suis lauréat.e, ma subvention BeCircular est-elle imposable ?

Oui. Conformément au Code des Impôts sur les Revenus 1992 (CIR 92), tous les subsides sont en principe imposables et par exception exonérés : tous sont soumis à l’impôt des sociétés, sauf ceux qui en sont exonérés. Ils sont imposables au fur et à mesure de leur comptabilisation dans les produits.
Trois types de subsides régionaux sont exonérés (art. 193bis et ter CIR 92) : les primes de remise au travail et de transition professionnelle, les subsides en capital et en intérêts octroyés dans le cadre de la législation sur l’expansion économique et les subsides en capital et en intérêts pour des investissements en recherche et développement. Les subsides reçus par des entreprises dans le cadre de BeCircular ne relèvent pas de ces exceptions, et font dès lors partie de la base imposable de l’entreprise pour la période imposable au cours de laquelle ces aides sont octroyées.

L’investissement d’occasion est-il un frais éligible ?

L’investissement d’occasion est admissible pour autant qu’il soit vendu par un professionnel dont l’activité porte sur ce type de matériel ou de mobilier (vente ou fabrication) et revêtu d’une garantie de minimum 6 mois.

Sur quelle période porte l’éligibilité des frais ?

Les dépenses doivent être datées (date de facturation) endéans la période de subvention. Vous devez préciser dans votre formulaire de candidature la période de référence que vous envisagez pour mener votre projet (12, 18 ou 24 mois en fonction de la catégorie) et qui sera reprise dans votre convention si votre projet est lauréat.
Attention : la date de début souhaitée ne peut pas être antérieure à la date de lancement de l’appel à projets (09/01/2023) ; en commençant votre projet avant la date de signature de la convention, vous assumez le risque qu’il ne soit pas subventionné.

AIDES d’ÉTAT

Un financement BeCircular est-il compatible avec d’autres financements publics ?

Oui. Cependant, cette éventualité est exclue pour certains projets pour lesquels d’autres opportunités de financement sont spécifiquement prévues :
  • les projets déjà financés dans le cadre du PREC,
  • les projets qui entrent dans les conditions d’éligibilité des appels à projets d’Innoviris (est considéré comme projet de recherche et développement : tout projet qui dépasse une période de 6 mois de phase de pré-étude du projet avant une mise sur le marché du produit ou du service proposé),
  • les projets d’accompagnement à l’entrepreneuriat ou d’accompagnement à la transition vers l’économie circulaire, ainsi que les projets ayant uniquement pour objectif l’incubation ou l’hébergement de projets d’économie circulaire,
  • les projets de productions agricoles,
  • les projets qui entrent dans les conditions de l’appel à projets « Local and Together », à destination des associations de commerçants, de Bruxelles Economie et Emploi,
  • les projets de « supermarché coopératif ».
Attention : les mêmes frais ne peuvent être financés plusieurs fois par plusieurs financements publics (règle de non double subventionnement).

Les aides d’Etat, les aides « de minimis », c’est quoi?

Une aide d’Etat est une aide accordée à une entreprise (quel que soit son statut juridique, du moment que la structure exerce une activité économique) par l’État (c’est-à-dire par le fédéral, les régions, communautés, communes ou tout autre pouvoir public) au moyen de ressources publiques, procurant un avantage sélectif, et affectant les échanges entre États membres et la concurrence.
Les aides « de minimis » sont des aides de faible montant, concédées à des entreprises, qui ne sont pas considérées comme des aides d’Etat. Les pays de l’UE concernés ne doivent pas les notifier préalablement à la Commission européenne. Le montant maximal est de 200 000 EUR par entreprise endéans une période de trois ans.

Comment compléter l’onglet aides d’Etat du tableau “Annexe Budget_RH”?

Le porteur de projet doit mentionner dans ce tableau les aides d’Etat demandées et reçues lors de l’année en cours (2023) et lors des deux années précédentes (2022 et 2021). Pour chaque aide reçue, vous devez préciser dans le tableau le pouvoir public qui vous a octroyé l’aide, la règlementation qui s’applique à de l’aide reçue (par ex. de minimis, etc.)et la nature de cette aide.