FAQ – Appel à projets édition 2022

Eligibilité du porteur :

Puis-je changer de statut/de numéro d’entreprise après le dépôt de ma candidature à Be circular ?

Non. Il est important que vous ayez stabilisé le statut de votre entreprise au moment du dépôt de votre candidature. Une modification de numéro d’entreprise n’est pas possible en cours d’appel à projet.

Puis-je postuler à l’appel à projets sans avoir un numéro d’entreprise ?

Non. En effet, disposer d’un numéro d’entreprise à la date limite de dépôt des candidatures (le 24 juin 2022 à 12h, c’est-à-dire la date de dépôt des candidatures pour la catégorie « Transition » et la date de dépôt des candidatures du 2e tour pour les projets des catégories Starter / Diversification / Scale-Up ) est une condition d’éligibilité à l’appel à projets.

Puis-je postuler à l’appel à projets en tant qu’indépendant à titre principal ou complémentaire?

Oui. Si vous disposez d’un numéro d’entreprise, vous pouvez postuler à l’appel à projets en tant qu’ indépendant en personne physique à titre principal ou complémentaire.

Puis-je postuler à l’appel à projets si je suis sous statut « smart » ou si je suis au sein d’une « coopérative d’activités » ?

Non. En effet, une entreprise sous statut « smart » ou sous « coopérative d’activités » ne possède pas de numéro d’entreprise. Seule la structure dans laquelle vous vous trouvez est habilitée à déposer un  projet et être bénéficiaire du subside.

Disposer d’un numéro d’entreprise à la date limite de dépôt des candidatures (le 24 juin 2022 à 12h, c’est-à-dire la date de dépôt des candidatures pour la catégorie « Transition » et la date de dépôt des candidatures du 2e tour pour les projets des catégories Starter / Diversification / Scale-Up présélectionnés) est une condition d’éligibilité à l’appel à projets.

Puis je postuler à l’appel à projets si mon projet sera réalisé en Région de Bruxelles-Capitale mais mon siège social se situe en dehors de la Région?

Oui. A condition que votre entreprise possède un siège d’exploitation sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale et que votre projet soit bien réalisé sur le territoire de la Région.

Attention : votre siège d’exploitation en Région de Bruxelles-Capitale doit être enregistré comme unité d’établissement à la Banque Carrefour des Entreprises à la date limite de dépôt des candidatures (le 24 juin 2022 à 12h, c’est-à-dire la date de dépôt des candidatures pour la catégorie « Transition » et la date de dépôt des candidatures du 2e tour pour les projets des catégories Starter / Diversification / Scale-Up présélectionnés).

Puis-je postuler à l’appel à projets si mon entreprise vient d’être créée ou si au contraire elle existe depuis plusieurs années ? Quid de la taille de mon entreprise ?

Oui. Les conditions sont différentes selon les catégories de projets :

  • Pour un projet dans la catégorie « Transition » : votre entreprise doit exister depuis au moins 3 ans (avec 2 exercices comptables clos). Dans cette catégorie, les PME employant plus de 10 ETPs et présentant un chiffre d’affaires ou un total du bilan annuel > 2 millions € seront prioritaires.
  • Pour un projet dans la catégorie « Starter »: votre entreprise est en phase de création ou existe depuis moins d’un an à la date du lancement de l’appel à projets (10 janvier 2022). Attention : vous devez disposer d’un numéro d’entreprise et d’un siège d’exploitation en RBC à la date limite de dépôt des candidatures pour le 2e tour (le 24 juin 2022 à 12h). Aucune taille minimum d’entreprise n’est exigée.
  • Pour un projet dans la catégorie « Diversification » : votre entreprise est créée depuis plus d’un an à la date de lancement de l’appel à projets (c’est-à-dire le 10 janvier 2022). Aucune taille minimum d’entreprise n’est exigée.
  • Pour un projet dans la catégorie « Scale Up »: votre entreprise doit exister depuis au moins 3 ans (avoir 2 exercices comptables clos, et un résultat d’exploitation positif sur le dernier exercice budgétaire clos). Aucune taille minimum d’entreprise n’est exigée.

Puis-je postuler à l’appel à projets si je suis déjà lauréat d’une édition précédente ?

Oui, à condition que :

  • il s’agisse d’un projet de diversification (c’est-à-dire un nouveau projet développé en parallèle et clairement distinct de celui financé précédemment dans le cadre de cet appel à projet) ou de scale-up,
  • celui-ci ne mette pas en péril l’équilibre de l’entreprise,
  • et que le subside initialement reçu soit clôturé (rapport d’activité remis et solde versé).

Puis-je postuler à l’appel à projets avec un partenariat si l’un de mes partenaires ne respecte pas les conditions d’éligibilité (par ex. mon partenaire n’a pas son siège d’exploitation en Région de Bruxelles-Capitale) ?

Oui. Néanmoins, les partenaires qui ne remplissent pas les conditions d’éligibilité ne pourront pas demander un subside de l’appel à projets. Le module « Identification du porteur de projet » du formulaire de candidature du 2e tour permet d’identifier les partenaires du projet et d’indiquer s’ils demandent un subside ou non.

Puis-je postuler à l’appel à projets si j’ai déjà reçu d’autres subsides publics?

Si vous avez déjà reçu des aides publiques au cours des trois dernières années, vous devez vérifier si les aides reçues sont des aides « de minimis ». En effet, si le montant de la subvention demandée dans le cadre de Be circular porte le montant des aides « de minimis » reçues à un montant supérieur à 200.000 euros sur une période de 3 exercices fiscaux, la subvention facultative ne peut pas vous être accordée dans le cadre de l’appel à projets, ou devra éventuellement être réduite en conséquence.

Afin de vérifier le respect de ce plafond, une déclaration sur l’honneur portant sur les éventuelles aides « de minimis » obtenues pendant la période concernée devra être produite par tout candidat à l’appel à projets.

Si le dossier de candidature est remis par une ASBL, celle-ci doit-elle être constituée par acte authentique devant notaire ou un acte sous seing privé suffit-il?

Conformément aux règles légales relatives à la création d’une asbl, les statuts de l’asbl peuvent être établis sous seing privé ou par acte authentique. Ceux-ci doivent ensuite être déposés au greffe du tribunal de l’entreprise du lieu où se trouve le siège social de l’asbl et publiés au moniteur belge.

Eligibilité du projet :

Puis-je demander la majoration « production urbaine » si le volet de production urbaine de mon projet est externalisé ?

Oui, vous pouvez avoir droit à la majoration « production urbaine » si votre projet met en place des activités productives en Région de Bruxelles-Capitale (voir règlement de l’appel à projets, page 20), même si les processus de production sont externalisés.

Attention : les lauréats de l’appel à projet qui reçoivent un subside majoré « production urbaine », devront prouver qu’ils ont bien mis en place les activités de production urbaine prévues de la candidature (y compris celles éventuellement mises en place par des sous-traitants au projet). En cas de non-respect, le porteur de projet sera tenu de rembourser la quotité du subside correspondant à cette majoration.

Dans quelle catégorie dois-je soumettre mon projet ?

Cela dépend du degré de circularité de vos activités et du niveau de maturité de votre projet. Posez-vous les questions suivantes :

  • Le core-business de votre entreprise est-il circulaire ? Le chiffre d’affaire de votre entreprise est-il majoritairement (≥ 50%) issu d’activités économiques circulaires ?

Pour rappel, les activités économiques considérées comme circulaires sont détaillées à la page 7 du règlement de l’appel à projets et sur le site  https://www.circulareconomy.brussels/a-propos/leconomie-circulaire/

  • SI OUI : en fonction du stade de maturité de votre entreprise, vous pouvez postuler dans l’une des trois catégories suivantes :
  • Entreprise en création ou nouvellement créée : Starter
  • Entreprise établie qui développe une nouvelle activité : Diversification
  • Entreprise avec impact positif en phase d’expansion (nouveau marché) : Scale up
  • SI NON : votre entreprise souhaite transiter vers l’économie circulaire mais votre projet n’est pas encore totalement défini, et vous souhaitez être accompagné de manière intensive pour le mettre en place? Vous pouvez postuler dans la catégorie Transition.
  • Votre entreprise et votre projet répondent-ils aux conditions de la catégorie envisagée ?
  • BeCircular_Transition :

Si votre entreprise souhaite transiter vers l’économie circulaire mais que votre projet n’est pas encore totalement défini, et si vous souhaitez être accompagné de manière intensive pour le mettre en place, vous pouvez postuler dans la catégorie Transition.

Attention, pour pouvoir postuler dans cette catégorie, votre entreprise doit exister depuis au moins 3 ans (elle dispose, au minimum de deux exercices comptables clos), avoir un résultat d’exploitation positif (dans les derniers comptes et bilans publiés) et offrir des biens et services répondant à une demande du marché.

  • BeCircular_Starter :

Si vous souhaitez démarrer une activité économique circulaire et que votre entreprise est en phase de création, ou si votre entreprise circulaire existe depuis moins d’un an à la date du lancement du présent appel en projets, vous pouvez postuler dans la catégorie Starter, qui soutient l’émergence de nouvelles activités en économie circulaire.

  • BeCircular_Diversification :

Si votre entreprise circulaire existe depuis plus d’un an à la date du lancement du présent appel en projets et que vous souhaitez diversifier vos sources de revenus et/ou votre marché cible en proposant au sein de votre entreprise un nouveau produit ou service circulaire : vous pouvez postuler dans la catégorie Diversification, qui soutient l’émergence de nouvelles activités en économie circulaire au sein d’entreprises existantes, qu’elles se positionnent ou non sur un nouveau marché.

  • BeCircular_Scale Up :

Si vous souhaitez développer votre activité circulaire à plus grande échelle (nouvelle cible-client, augmentation significative des volumes de ventes, etc.) et que vous êtes en mesure de prouver l’intérêt du projet de mise à l’échelle pour la Région de Bruxelles-Capitale, en termes d’impact positif à la fois sur le plan environnemental et socio-économique : vous pouvez postuler dans la catégorie Scale Up, qui finance les nouveaux stades de développement de projets circulaires existants et dont la mise à l’échelle sur le plan économique génère un impact propositionnel pour la Région Bruxelloise sur le plan environnemental et socio-économique.

Attention, pour pouvoir postuler dans cette catégorie, votre entreprise circulaire doit exister depuis au moins 3 ans et présente un modèle d’affaire viable (seuil de rentabilisé atteint avec a minima un résultat d’exploitation positif sur le dernier exercice budgétaire clos).

Puis je postuler à l’appel à projets si mon projet est actuellement toujours en phase d’étude de faisabilité, de recherche et développement ?

L’appel à projets Be circular ne finance que des projets de commercialisation et pas les projets de recherche et développement (qui sont subsidiables auprès de l’Agence de l’innovation Innoviris.brussels). Est considéré comme projet de recherche et développement tout projet qui dépasse une période de 6 mois de phase de pré-étude du projet avant une mise sur le marché du produit ou du service proposé. Pour être éligible à BeCircular, le projet doit viser une mise sur le marché après maximum six mois d’activité subsidiée.

Puis je soumettre mon projet réalisé en Région de Bruxelles-Capitale si mon siège social ne se trouve pas en Région de Bruxelles-Capitale ?

Oui, mais à condition que :

  • votre entreprise possède un siège d’exploitation sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale
  • et que votre projet soit bien réalisé sur le territoire de la Région.

Que votre siège social soit situé en RBC ou non, vous devez disposer d’un siège d’exploitation en Région de Bruxelles-Capitale et celui-ci doit être enregistré comme unité d’établissement à la Banque Carrefour des Entreprises à la date limite de dépôt des candidatures (le 24 juin 2022 à 12h, c’est-à-dire la date de dépôt des candidatures pour la catégorie « Transition » et la date de dépôt des candidatures du 2e tour pour les projets des catégories Starter / Diversification / Scale-Up présélectionnés).

Puis-je postuler à l’appel à projets si mon projet existe depuis plusieurs années ?

Toutes les catégories de l’appel à projets Be circular (excepté la catégorie « Scale up ») financent de nouveaux projets :

  • qui ne peuvent pas avoir démarré avant la date de lancement de l’appel à projets (çàd le 10/01/2022) pour les catégories « Transition » ou « Diversification ».
  • qui ont été lancés moins d’un an avant la date de lancement de l’appel à projets pour la catégorie Starter.

La catégorie « Scale up » finance des projets existants pour leur passage à l’échelle.

Puis-je, en tant que consultant, déposer un projet pour accompagner la définition d’un nouveau modèle économique autour d’un flux particulier ou d’un secteur ?

Non. Be circular n’a pas pour vocation de soutenir l’accompagnement, mais bien les entreprises elles-mêmes dans leur lancement de projets ou leur transition. Les projets d’accompagnement sont financés par ailleurs dans des appels à projets organisés par Bruxelles Economie et Emploi.

Puis-je postuler à l’appel à projets avec un projet de formation ou de sensibilisation des citoyens à l’économie circulaire?

Non. Pour rappel, l’objectif de Be circular est de stimuler des activités économiques innovantes et plus circulaires. Bien que le changement des modes de consommation et la sensibilisation du grand public soient des éléments importants, ils ne font pas l’objet de cet appel à projets. Ceux-ci peuvent néanmoins être subsidiés par d’autres appels à projets de Bruxelles-Environnement.

Puis-je postuler à l’appel à projets si mon projet a déjà été financé lors d’une édition précédente ?

Oui, à condition de démontrer qu’il s’agit d’un passage à l’échelle du projet existant. Attention : les projets ayant déjà été soutenus dans le cadre de Be Circular doivent prouver, dans leur formulaire de candidature, que les objectifs du précédent projet ont été rencontrés, pour pouvoir postuler dans cette catégorie. Le subside initialement reçu doit être clôturé (rapport d’activités remis et solde versé).

Par ailleurs, les lauréats des éditions précédentes peuvent soumettre un projet dans la catégorie « diversification »  » moment qu’il s’agit d’un nouveau projet (différent de celui qui a été déjà financé par l’appel à projet), qui respecte les conditions de la catégorie visée, et que ce nouveau projet ne mette pas en péril l’équilibre de l’entreprise. Le subside initialement reçu doit être clôturé (rapport d’activités remis et solde versé).

Il est également tout à fait possible d’être porteur d’un projet et partenaire dans un autre projet.

En tant que porteur de projet, puis-je soumettre deux projets différents dans deux catégories différentes de l’appel à projets?

Nous pouvons accepter deux projets différents soumis par un même porteur de projet, par exemple dans les cas suivants :

  • un projet dans la catégorie « scale up » et un projet différent dans la catégorie « diversification »
  • le porteur de projet est partenaire dans différents projets, introduits dans les catégories «  starter », « diversification  » ou « scale up ».

J’ai plusieurs idées pour un projet, dois-je les séparer en différents projets ou les centraliser dans un seul ?

Nous vous recommandons de présenter un projet bien ficelé plutôt que des idées diverses moins abouties. Si votre projet présente plusieurs aspects qui se complètent, assurez-vous de pouvoir tous les porter. Le dossier sera jugé dans son ensemble et devra donc être réalisé entièrement.

Partenariat :

Dans le cas d’un projet en partenariat pour un subside dans la catégorie « Scale-Up », quelles règles s’appliquent aux partenaires du projet ?

Tous les porteurs d’un projet en partenariat doivent remplir les conditions d’éligibilité de l’appel à projets pour demander un subside. Au niveau des conditions spécifiques liées à ces projets d’envergure régionale, les règles suivantes s’appliquent :

  • le coordinateur de projet (= porteur principal) doit remplir les conditions de la catégorie (exister depuis au moins 3 ans, disposer de deux exercices comptables clos, et prouver sa rentabilité financière par un résultat d’exploitation positif).
  • Les partenaires du projet qui demandent un subside de plus de 80.000 € dans le cadre de ce partenariat sont tenus de remplir également ces conditions.
  • Les partenaires qui demandent un subside de moins de 80.000 € dans le cadre du partenariat ne doivent pas obligatoirement remplir ces conditions.

Dans le cas d’un partenariat, comment peuvent être combinées les majorations (entreprise sociale et projet de production urbaine)?

Dans un partenariat, il est possible que les deux majorations soient d’application, au cas par cas :

  • La majoration «production urbaine » s’applique au niveau du projet et concerne donc l’ensemble des partenaires du projet, qui peuvent voir chacun leur subside augmenter de 30%.
  • La majoration « entreprise sociale et démocratique » s’applique au niveau de l’entreprise, donc peut ne concerner qu’un des partenaires. Cette majoration de 10% se rajoute donc au subside du partenaire concerné uniquement.
  • Si un projet de production urbaine est porté par un partenariat dont l’un des partenaires est remplit les conditions d’ « entreprise sociale et démocratique », ce partenaire a droit à une double majoration et peut donc avec un subside majoré de 40%. Cette majoration se rajoute au subside de ce partenaire concerné.

Dans tous les cas, établissez d’abord votre budget entre partenaires en respectant le plafond du subside. Ajoutez ensuite les majorations par partenaire (+30 % ou +40%) et déclinez les majorations dans les tableaux budgets individuels de chaque partenaire.

Dans le cas d’un partenariat, comment est calculée la majoration de 30% allouée aux projets de production urbaine ?

Cette majoration concerne le projet. En d’autres mots, chacun des partenaires d’un projet de production urbaine a droit à un subside majoré de 30%. Etablissez d’abord votre budget global du projet entre partenaires, puis introduisez dans les budgets individuels de chaque partenaire le détail de la majoration de 30%.

Dans le cas d’un partenariat, un partenaire peut-il être un fournisseur ou sous-traitant dans le projet?

Nous considérons les partenariats comme appropriés lorsqu’ils sont pertinents et nécessaires à la mise en œuvre du projet. Il peut effectivement s’agir d’un fournisseur ou d’un sous-traitant qui exécutera une partie du projet.  Vous devrez donner quelques explications au sujet du partenariat dans le module « Identification du porteur de projet »  de votre formulaire de candidature (2e tour). Vous pouvez y mentionner dans la candidature si l’entreprise partenaire demande également un subside pour réaliser les activités prévues dans le cadre du projet.  Attention, les partenaires qui demandent un subside doivent respecter les conditions d’éligibilité du projet.

Dans le cas d’un partenariat, quelles règles s’appliquent aux partenaires du projet?

Tous les porteurs d’un projet en partenariat doivent remplir les conditions d’éligibilité de l’appel à projets pour demander un subside (par ex. avoir leur siège d’exploitation en Région de Bruxelles-Capitale). Dans le cas où l’un des partenaires d’un projet ne remplit pas ces conditions, il peut participer au projet mais ne peut pas introduire une demande de subside Be circular. Le module «Identification du porteur de projet »  du formulaire de candidature permet d’identifier les partenaires du projet et d’indiquer s’ils demandent un subside ou non.

Dans le cas d’un partenariat, le plafond du subside s’applique-t-il au projet ou par partenaire ?

Le subside Be circular est plafonné par projet ; ce plafond diffère selon les catégories (50.000 €; 80.000 €; 200.000 €). Autrement dit, en cas de partenariat, le subside doit être réparti entre le coordinateur et ses partenaires, dans la limite du plafond. Par ailleurs, le budget de chaque partenaire doit respecter les plafonds intermédiaires (par type de frais, par ex. 65.000 € par ETP ou plafond des frais directs).

Dans le cas d’un partenariat, puis-je déposer un projet avec des partenaires internationaux ?

Oui, mais vos partenaires non situés en Région de Bruxelles-Capitale n’auront pas droit à un financement Be circular. Tout partenaire qui souhaite demander une part de financement doit  être obligatoirement implanté en Région de Bruxelles-Capitale.

Même si vos partenaires ne sont pas financés, vous pouvez quand-même mettre en avant votre réseau de partenaires dans votre dossier pour renforcer votre candidature.

Dans le cas d’un partenariat, puis-je être un partenaire financé au sein de plusieurs projets différents soumis à l’appel à projets?

Oui.

Dans le cas d’un partenariat, comment est calculée la majoration de 10% allouée aux entreprises sociales et aux coopératives ?

Cette majoration s’analyse au cas par cas et se « rajoute » au subside du partenaire concerné, même si cela implique le dépassement du plafond par projet. Etablissez donc votre budget entre partenaires en respectant le plafond du subside au niveau du projet : le partenaire agréé “entreprise sociale et démocratique”, qui peut bénéficier de la majoration de 10%,  peut décliner sa demande de majoration dans le tableau « budget » qui le concerne.

Dans le cas d’un partenariat, comment est géré administrativement le subside ?

En cas de partenariat, chaque partenaire reçoit un subside qui lui est propre, signe une convention et doit justifier l’utilisation du subside après la fin du projet. Chaque partenaire doit donc remettre un dossier de justificatifs financiers. Le suivi-évaluation du projet est par contre piloté par le coordinateur du projet qui doit remettre pour le compte de l’ensemble des partenaires le rapport d’analyse et le rapport chiffré en fin de projet.

Délai de l'appel à projets :

Pourquoi autant de temps entre le dépôt de la candidature et la proclamation des lauréats?

Après la réception des dossiers de candidature, une analyse de la complétude et de l’éligibilité du dossier est d’abord réalisée. Les dossiers éligibles sont ensuite transmis à un jury d’experts qui évaluer l’ensemble des projets, sur base des critères d’éligibilité et de sélection. Sur base du classement du jury et en  fonction du budget disponible, une présélection de projets lauréats est communiquée aux Ministres de tutelle.

La présélection des projets lauréats passent alors par plusieurs étapes de validation avant la décision officielle d’octroi de subside:

  • ils sont présentés à l’Inspection des Finances, qui vérifie la santé financière des entreprises présélectionnées et la crédibilité financière du projet,
  • ils sont présentés au Ministre du Budget, qui vérifie l’adéquation entre l’enveloppe demandée pour les subsides des lauréats de l’appel à projets et le budget de la RBC,
  • la présélection des projets lauréats est ensuite présentée au Gouvernement de la RBC. Après l’approbation du gouvernement, la sélection est officiellement communiquée (dans le courant du mois de décembre 2022).

Quand puis-je démarrer mon projet?

La plupart des projets commencent après avoir reçu la notification officielle de décision, soit au début de l’année qui suit la candidature.

Néanmoins, vous avez la possibilité de démarrer votre projet à partir de la date de lancement de l’appel à projets (le 10/01/2022). Vous devez préciser dans votre formulaire de candidature les dates de référence voulues pour votre projet (12,18 ou 24 mois selon les catégories). Si vous êtes sélectionné, vos dépenses seront éligibles à partir de cette date. Attention: en commençant votre projet avant la communication officielle des résultats de l’AAP (qui aura lieu en décembre 2022), ce sera sans certitude d’obtention du subside et par conséquent à vos propres risques.

Quand recevrai-je la première tranche de la subvention?

La  proclamation des lauréats aura lieu en décembre 2022. Vous serez contacté ensuite pour signer une convention de subvention, suite à quoi vous recevrez la première tranche du subside.

Introduction de candidatures sur la plateforme Be Circular :

Comment dois-je introduire mon dossier de candidature?

  • Afin de pouvoir postuler  à l’appel à projets, vous devez créer votre profil sur la plateforme de candidature de l’appel à projets mycirculareconomy.brussels/(si vous n’avez pas encore toutes les données pour créer votre compte, vous pouvez télécharger les documents également sur le site de l’appel à projets www.circulareconomy.brussels/edition-2022/).
  • Pour l’édition 2022, la grande nouveauté est qu’un nouveau processus de sélection est organisé, en deux tours, pour les catégories Starter / Diversification / Scale Up :
    • Dans le cadre du premier tour, les projets doivent être remis au plus tard le 07/03/2022 à midi, via le formulaire ad hoc sur la plateforme.
    • En cas de présélection à l’issue du premier tour, les projets candidats au second tour doivent  être remis au plus tard le 24/06/2022 à midi, via le formulaire ad hoc sur la plateforme. 

Pour la catégorie « Transition », le processus d’évaluation se fait en un seul tour et les candidatures doivent être remises au plus tard le 24/06/2022 à midi, via le formulaire ad hoc sur la plateforme.

  • Le formulaire de candidature doit être rempli directement en ligne via différents modules. Vous avez la possibilité de remplir ces différents modules progressivement et de corriger/effacer/enregistrer les données en continu.
  • Dès que vous avez complété l’ensemble des modules, veillez bien également à uploader les différents documents annexes qui doivent accompagner votre candidature.
  • Cliquez enfin sur le bouton« Soumettre » et vous recevrez automatiquement un e-mail de confirmation. Attention, il est impossible de soumettre sa candidature si l’ensemble des modules n’a pas été complété.
  • En cas de difficulté, n’hésitez pas à utiliser le helpdesk technique en cliquant sur le logo bleu qui sera constamment affiché sur toutes les pages des modules de la plateforme de candidature.

Peut-on télécharger le formulaire de candidature et ses annexes sans s’enregistrer dans la plateforme électronique mycirculareconomy.brussels ?

Oui. Tous les documents nécessaires à la soumission d’une candidature sont également téléchargeables sur la page de l’appel à projets : https://www.circulareconomy.brussels/edition-2022/

Est-il possible de remplir mon formulaire de candidature en anglais?

Non. Les formulaires doivent être remplis en français ou en néerlandais, les deux langues officielles de la Région de Bruxelles-Capitale.

Comment modifier les données introduites lors de la création de mon compte sur la plateforme électronique mycirculareconomy.brussels ?

Prenez contact avec le helpdesk technique en cliquant sur le logo bleu qui s’affiche sur la plateforme de candidature.

Où puis-je trouver les infos sur les « Activités courantes », « objet social », … qui sont demandées dans la partie 2 du formulaire de candidature?

Vous trouverez ces informations dans vos statuts.

Partenariats : dans le cas d’un projet où plusieurs partenaires demandent un subside, quels documents doivent être introduits et par qui?

Dans le cas d’un projet porté en partenariat par plusieurs acteurs, il faut identifier un coordinateur de projet, qui sera l’entreprise de référence pour les contacts entre l’administration et les partenaires. Un seul formulaire de candidature doit être introduit pour le projet, par le coordinateur. Le formulaire doit identifier clairement les autres partenaires du projet et préciser si ceux-ci demandent un subside, dans le formulaire du 2e tour (cf. module « Identification du porteur de projet »  du formulaire 2e tour).   Un seul tableau « Annexes budget RH » doit être introduit pour le projet, mais les onglets doivent être complétés pour tous les partenaires (un rapport chiffré pour l’ensemble du projet, un onglet « ressources humaines » pour l’ensemble du projet, un onglet budget par partenaire, un tableau « aides d’Etat » par partenaire). Les partenaires qui demandent un subside doivent également compléter et signer le document « déclaration partenaire ». Chaque porteur de projet (coordinateur et partenaires) doit par ailleurs annexer les documents suivants à la candidature : statuts, comptes et bilan, rapport d’activités le plus récent, déclaration sur l’honneur.

Puis-je me faire aider/accompagner pour compléter le formulaire de candidature et ses annexes?

Vous pouvez poser toutes vos questions à partir du 10 janvier 2022 par écrit au helpdesk « projets » dont le lien se trouve sur la plateforme de candidatures.

Une session pré-enregistrée pour vous aider à remplir votre plan financier sera disponible après la fin des vacances de Pâques pour les candidats présélectionnés au 1er tour).

Bruxelles Economie Emploi a également mis en place une permanence téléphonique (02 204 10 09) entre 9h00 et 12h00 uniquement les mercredis 25/05, 01/06, 08/06 et 15/06 : nous y répondrons à vos questions liées au remplissage de dossier (excepté les questions liées au plan financier : suivez la session pré-enregistrée qui sera disponible après les vacances de Pâques, et si des questions subsistent, adressez-les  par écrit au helpdesk).

Puis-je vous envoyer un résumé d’une page de l’idée de notre projet pour que vous me donniez un feedback sur mon projet?

Non. Le nouveau système des candidatures en deux tours, pour toutes les catégories à l’exception de la catégorie « Transition » mis en place cette année, vous permet d’envoyer une candidature allégée, qui se centre sur  l’adéquation du projet aux objectifs de l’appel à projets (degré de circularité du projet, ancrage local, innovation), ainsi que sur son impact environnemental et socio-économique.  Les candidats  présélectionnés au premier tour bénéficieront d’un ensemble de recommandations de la part du jury afin d’optimiser leurs chances de sélection dans le cadre du deuxième tour, et pourront bénéficier d’un accompagnement spécifique pour consolider leur projet sur les volets « impact environnemental », « faisabilité technico-économique » et « viabilité financière » en vue de la candidature finale (NB : uniquement si le projet a été présélectionné à l’issue du premier tour).

Pour la catégorie « Transition », le processus d’évaluation se fait en un seul tour. Pour les candidats de cette catégorie, un helpdesk sera mis en place.

 

Questions liées au budget et au plan financier :

Le plan financier doit-il intégrer le subside demandé dans le cadre de l’appel à projets BeCircular ?

Oui. Vous devez mentionner le subside demandé dans le plan financier au point 4 de l’onglet « données de base », sous la catégorie « autres produits d’exploitation ». Le subside étant liquidé en plusieurs tranches, vous devez imputer dans votre plan financier une première tranche de 70% du subside en décembre 2022, et le solde du subside 3 mois après la fin du projet.

Faut-il prendre en compte la crise Covid en cours dans le plan financier ?

Oui. Votre plan financier doit refléter la réalité, et doit donc prendre en compte l’actualité de la crise sanitaire dans la mesure du possible. Vous pouvez également préciser dans votre formulaire de candidature le contexte et l’impact de la crise sur le plan financier ainsi que la manière dont vous en prenez compte dans vos prévisions.

Le modèle du plan financier proposé sur la plateforme est-il obligatoire ?

Oui, il faut impérativement utiliser ce modèle de plan financier. Il doit être complété pour 3 années entières, à partir de la date de commencement du projet.

Que puis-je introduire comme dépenses dans les frais de personnel ?

La subvention est accordée pour du personnel nouvellement engagé ou dédié au projet, repris sur le payroll de l’entreprise, au prorata du temps de travail consacré au projet : la subvention peut couvrir le salaire brut et les cotisations patronales (telles que reprises sur les fiches de paie/décomptes annuels des salariés et correspondant au montant que tout employeur est tenu légalement de payer pour chacun de ses travailleurs). Les cotisations ne comprennent donc pas les avantages extralégaux tels que frais de GSM, chèques repas, assurances complémentaires, etc.

Dans le cas où le projet est porté par une entreprise (ASBL, SRL ou autre) : des frais de personnel peuvent être introduits dans le cadre du subside pour les gérants ou dirigeants de ces structures, qui ont souvent le statut d’indépendant. Ceux-ci sont assimilés à du personnel (et entrent donc dans la case du tableau du budget « ETP dédié ») si :

  • une rémunération est prévue pour les gérants dans le cadre des statuts de la société,
  • ou si l’assemblée générale de l’entreprise prend la décision de rémunérer les gérants,
  • ou s’il existe un « contrat de mission » entre l’entreprise et le gérant qui prévoit la rémunération du gérant dans le cadre de certaines tâches ou missions.

Dans le cas où le projet est porté par un indépendant en personne physique (et non une entreprise), avec son numéro d’entreprise personnel : le plafond pour la rémunération est également de 65.000€/ETP/an, ce qui équivaut à 325 € / jour / personne. Dans le tableau du budget, les frais de personnel demandés dans ce cas de figure doivent être introduits dans la case « ETP dédié ».

Comment dois-je remplir l’onglet budget de l’annexe Budget-RH ?

L’annexe relative au budget doit permettre de comprendre comment vous utilisez le subside endéans la période éligible (12 mois ou 24 mois selon la catégorie) :

  • La colonne « Dépenses pour lesquelles une subvention est demandée » : doit illustrer les dépenses pour lesquelles vous sollicitez un subside.
  • La colonne « Dépenses totales éligibles pour une subvention » : cette dernière colonne reprend l’ensemble des dépenses pour lesquelles une subvention est demandée avec l’application des taux de subventionnement (70% pour frais directs et investissements; 100% pour les frais de personnel à concurrence de maximum 65.000 €par ETP). Le total de ces frais par type de dépense est limité aux plafonds intermédiaires et in fine au plafond global par catégorie.
  • Si vous estimez avoir droit à la majoration « projet de production urbaine » ou « entreprise sociale et démocratique », détaillez les dépenses qui vont être couvertes par cette majoration également dans les tableaux prévus à cet effet.

Dans le cas d’un partenariat : le subside Be circular est plafonné par projet ; ce plafond diffère selon les catégories (50.000 €; 80.000 €; 200.000 €). Autrement dit, en cas de partenariat, le subside doit être réparti entre le coordinateur et ses partenaires, dans la limite du plafond. Par ailleurs, le budget de chaque partenaire doit respecter les plafonds intermédiaires (par type de frais, par ex. 65.000 € par ETP ou plafond des frais directs). Etablissez d’abord votre budget entre partenaires en respectant le plafond du subside au niveau du projet, détaillez ensuite la répartition de ce budget entre chaque partenaire, et compléter enfin les éventuelles demandes de majoration.

Quelle différence entre le plan financier et l’annexe Budget_RH ?

Les deux documents doivent obligatoirement être introduits dans la candidature. Si le plan financier doit permettre de nous démontrer la viabilité financière de votre activité économique sur trois ans, l’annexe budget doit quant à elle nous permettre de comprendre la manière dont vous comptez utiliser le subside : pour quels types de dépenses? Pour quel montant ?

Quelle différence entre plafond par catégorie, plafond intermédiaire et taux de subventionnement ?

L’ensemble des règles de plafonds sont schématisées à la page 19 du règlement et rappelées dans l’annexe Budget_RH :

  • Chaque catégorie de l’appel à projets Be circular a un plafond du subside octroyé pour le projet : 50.000 € pour la catégorie « Transition » ; 80.000 € pour les catégories « Starter » et « Diversification », ou 200.000 € pour la catégorie « Scale Up ». Si le coût total de votre projet excède ces plafonds, la différence devra être financée par d’autres sources de financement que le subside Be circular (fonds propres, fondations privées, crédits, autres subsides, revenus du projet, etc.)
  • Outre ces plafonds globaux, il y un taux de subventionnement déterminé par type de dépense : Be circular intervient pour –
  • 70% pour les dépenses en frais directs et investissements (toutes les catégories sauf Scale Up)
  • 50% pour les dépenses en frais directs et investissements (catégorie Scale Up),
  • 100% pour les frais de personnel si ceux ne dépassent pas la limite de 65.000 € par ETP par an.
  • Enfin, il y a des plafonds intermédiaires pour chaque type de dépense : ces plafonds varient également selon les catégories

Quelle est la différence entre les frais directs et les frais d’investissement ?

On entend par « investissement », l’investissement en immobilisations corporelles et/ou incorporelles. Les investissements admissibles sont inscrits en immobilisations aux comptes annuels pour les personnes morales ou au tableau des amortissements pour les personnes physiques et y sont maintenus pendant une période de cinq ans courant à partir de la date de l’octroi de l’aide. Les règles relatives aux investissement éligibles sont détaillées dans l’annexe au règlement “conditions administratives et obligations” .
Les frais directs sont toutes les dépenses, hors frais de personnel, qui sont directement liées à la réalisation du projet. Il peut s’agir par exemple de frais de sous-traitance d’activités nécessaires à la réalisation du projet, de frais de promotion ou de communication, de frais de fonctionnement directement liés au projet subsidié, etc.

Quelle est la différence entre les frais directs et les frais indirects ?

Les frais directs sont toutes les dépenses, hors frais de personnel, qui sont directement liées à la réalisation du projet. Il peut s’agir par exemple de frais de sous-traitance d’activités nécessaires à la réalisation du projet, de frais de promotion ou de communication, de frais de fonctionnement directement liés au projet subsidié, etc.

Les frais indirects sont ceux qui n’ont pas de caractère de nécessité avec la mise en œuvre du projet et sont rattachées à l’activité structurelle de votre entreprise. En d’autres termes, ce sont les frais de fonctionnement que vous auriez, peu importe que le projet soit mis en œuvre ou pas (frais d’énergie par exemple) et pour lesquels il n’est pas possible de faire un lien direct avec le projet. Ces frais sont calculés via un forfait fixe à hauteur de 15% de vos frais de personnel éligibles et ne doivent pas être justifiés en fin de projet.

Quel est le niveau de financement de Be circular 2021 et un cofinancement de la part de mon entreprise est-il obligatoire ?

Le cofinancement est obligatoire. Il dépend de la catégorie dans laquelle vous introduisez votre candidature. Vous pouvez demander un financement allant jusqu’à :

  • 70% de vos frais directs et investissements via le subside, pour toutes les catégories excepté « Scale Up » ;
  • 50% de vos frais directs ou investissements via le subside, pour la catégorie Scale Up.

Attention, outre ces taux de financement, ces dépenses sont également limitées par des plafonds pour ces types de dépenses (voir pages 19- 20 du règlement), et par le plafond total du subside pour le projet (50.000 €; 80.000 € ou 200.000 € selon les catégories). Le subside pour les frais de personnel reste limité à 65.000 € par ETP par an.

Subvention et frais éligibles :

Si je suis lauréat, ma subvention Be Circular est-elle imposable ?

Oui. Conformément au Code des Impôts sur les Revenus 1992 (CIR 92), tous les subsides sont en principe imposables et par exception exonérés : tous sont soumis à l’impôt des sociétés, sauf ceux qui en sont exonérés. Ils sont imposables au fur et à mesure de leur comptabilisation dans les produits.

Trois types de subsides régionaux sont exonérés (art. 193bis et ter CIR 92)  : les primes de remise au travail et de transition professionnelle, les subsides en capital et en intérêts octroyés dans le cadre de la législation sur l’expansion économique et les subsides en capital et en intérêts pour des investissements en recherche et développement.

Les subsides reçus par des entreprises dans le cadre de BeCircular ne relèvent pas de ces exceptions, et font donc partie de la base imposable de l’entreprise pour la période imposable au cours de laquelle ces aides sont octroyées.

Quel est le plafond pour les frais de personnel relatifs au statut d’indépendant?

Dans le cas où le projet est porté par un indépendant en personne physique (et non une entreprise), avec son numéro d’entreprise personnel : le plafond pour la rémunération est de 65.000€/ETP/an, ce qui équivaut à un forfait de 325 € / jour / personne. Dans le tableau du budget, les frais de personnel demandés dans ce cas de figure doivent être introduits dans la case « ETP dédié ».
Dans le cas où le projet est porté par une entreprise (ASBL, SRL ou autre) : des frais de personnel peuvent être introduits dans le cadre du subside pour les gérants ou dirigeants de ces structures, qui ont souvent le statut d’indépendant. Ceux-ci sont assimilés à du personnel (et entrent donc dans la case du tableau du budget « ETP dédié ») si :

  • une rémunération est prévue pour les gérants dans le cadre des statuts de la société,
  • ou si l’assemblée générale de l’entreprise prend la décision de rémunérer les gérants,
  • ou s’il existe un « contrat de mission » entre l’entreprise et le gérant qui prévoit la rémunération du gérant dans le cadre de certaines tâches ou missions.

Pour ces gérants ou dirigeants d’entreprise, le plafond est également de 65.000€/ ETP/ an.

Le plafond pour indépendant s’applique-t-il également aux sous-traitants du projet?

Non, mais les dépenses introduites dans le cadre du subside doivent respecter les prix du marché.

Une même dépense peut-elle bénéficier de deux subsides différents ?

Une même dépense ne peut pas fait l’objet d’un double financement, et ce même si :

  • cette dépense fait l’objet de plusieurs facture,
  • la participation publique cumulée reste à concurrence de son montant.

Suis-je soumis à la législation relative aux Marchés Publics ?

Vous êtes soumis à la législation relative aux marchés publics si vous êtes une personne morale dotée de la personnalité juridique et que :

  • votre structure a été créée pour satisfaire des besoins d’intérêt général autres qu’industriel et commercial,
  • votre activité est financée majoritairement par des fonds publics durant l’exercice précédent.

Dans tous les cas, les dépenses liées au projet doivent refléter le prix du marché, que vous soyez soumis ou non à la loi sur les marchés publics.

Si vous êtes soumis à la législation relative aux marchés publics, des preuves de consultation du marché et les documents du marché pourront vous être demandés au moment du contrôle des pièces justificatives, à défaut de quoi le montant de la dépense justifiée pourrait être considérée comme inéligible.

Durée d'éligilibilité :

Sur quelle période porte l’éligibilité des frais ?

Les dépenses doivent être datées (date de facturation) endéans la période de subvention. Vous devez préciser dans votre formulaire de candidature les dates de référence voulues pour le projet ( 12 ou 24 mois en fonction de la catégorie) qui seront reprises dans votre convention si votre projet est lauréat.

Attention : la date de début souhaitée ne peut pas être antérieure à la date de lancement de l’appel à projets (10/01/2022) ; en commençant votre projet avant la date de signature de la convention, vous assumez le risque de ne pas être subventionné.

Annexes "Financement public et aide état" :

Un financement Be circular est-il compatible avec d’autres financements publics ?

Oui. Cependant, certains projets sont exclus car d’autres lignes de financement sont prévues spécifiquement pour ceux-ci :

  •  les projets déjà financés dans le cadre du PREC,
  • les projets qui entrent dans les conditions d’éligibilité des appels à projets d’Innoviris (est considéré comme projet de recherche et développement tout projet qui dépasse une période de 6  mois de phase de pré-étude du projet avant une mise sur le marché du produit ou du service proposé),
  • les projets d’accompagnement à l’entrepreneuriat ou d’accompagnement à la transition vers l’économie circulaire
  • les projets de productions agricoles
  • les projets qui entrent dans les conditions de l’appel à projets « Local and Together », à destination des associations de commerçants, de Bruxelles Economie et Emploi,
  • les projets de « supermarché coopératif »

Attention : les mêmes frais ne peuvent être financés plusieurs fois par plusieurs financements publics (règle de non double subventionnement).

Les aides d’Etat, les aides “de minimis”, c’est quoi?

Une aide d’Etat est une aide accordée à une entreprise (quel que soit son statut juridique, du moment que la structure exerce une activité économique), par l’État (c’est-à-dire par le fédéral, les régions, communautés, communes ou tout autre pouvoir public) au moyen de ressources publiques, procurant un avantage sélectif, et affectant les échanges entre États membres et la concurrence.

Les aides “de minimis” sont des aides de faible montant, concédées à des entreprises, qui ne sont pas considérées comme des aides d’Etat. Les pays de l’UE concernés ne doivent pas les notifier préalablement à la Commission européenne. Le montant maximal est de 200 000 EUR par entreprise endéans une période de trois ans.

Comment doit-je compléter l’onglet aides d’Etat du tableau “Annexe Budget_RH”?

Le porteur de projet doit mentionner dans ce tableau les aides d’Etat demandées et reçues lors de l’année en cours (2022) et lors des deux années précédentes (2021 et 2020). Pour chaque aide reçue, vous devez préciser dans le tableau le pouvoir public qui vous a octroyé l’aide, la règlementation qui s’applique à de l’aide reçue (par ex. de minimis, etc.)et la nature de cette aide.