Be Circular

FAQ – Appel à projets édition 2020

Eligibilité du porteur :

Puis-je changer de statut après le dépôt de ma candidature à Be circular ?

Non. Il est important que vous ayez stabilisé le statut de votre entreprise au moment du dépôt de votre candidature.

Puis-je postuler à l’appel à projets sans avoir un numéro d’entreprise ?

Non. En effet, disposer d’un numéro d’entreprise à la date limite de dépôt des candidatures (19/06/2020) est une condition d’éligibilité à l’appel à projets.

Cependant, exceptionnellement pour l’édition 2020, ce délai peut être rallongé jusqu’au 20/08/2020 si vous rencontrez des difficultés à obtenir le numéro d’entreprise suite à la crise liée au Covid-19.

Informez nous de votre nouveau numéro en nous envoyant un email à projeteconomie@sprb.brussels (jusqu’au 20/08/2020), en y joignant les documents suivants :

–           la copie des statuts

–           la preuve de l’immatriculation à la Banque Carrefour des Entreprises.

Puis-je postuler à l’appel à projets en tant qu’indépendant à titre principal ou complémentaire?

Oui. Si vous disposez d’un numéro d’entreprise, vous pouvez postuler à l’appel à projets en tant qu’ indépendant en personne physique à titre principal ou complémentaire.

Puis-je postuler à l’appel à projets si je suis sous statut « smart » ou si je suis au sein d’une « coopérative d’activités » ?

Non. En effet, une entreprise sous statut « smart » ou sous « coopérative d’activités » ne possède pas de numéro d’entreprise. Seule la structure dans laquelle vous vous trouvez est habilitée à déposer un  projet et être bénéficiaire du subside.

Disposer d’un numéro d’entreprise à la date limite de dépôt des candidatures (19/06/2020) est une condition d’éligibilité à l’appel à projets.

Cependant, exceptionnellement pour l’édition 2020, ce délai peut être rallongé jusqu’au 20/08/2020 si vous rencontrez des difficultés à obtenir le numéro d’entreprise suite à la crise liée au Covid-19.

Informez nous de votre nouveau numéro en nous envoyant un email à projeteconomie@sprb.brussels (jusqu’au 20/08/2020), en y joignant les documents suivants :

–           la copie des statuts

–           la preuve de l’immatriculation à la Banque Carrefour des Entreprises.

Puis je postuler à l’appel à projets si mon projet sera réalisé en Région de Bruxelles-Capitale mais mon siège social se situe en dehors de la Région?

Oui. A condition que votre entreprise possède un siège d’exploitation sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale et que votre projet soit bien réalisé sur le territoire de la Région.

Puis-je postuler à l’appel à projets si mon entreprise vient d’être créée ou si au contraire elle existe depuis plusieurs années ? Quid de la taille de mon entreprise ?

Oui. La durée d’existence ou la taille de votre entreprise ne sont pas prises en considération, excepté dans 2 cas de figure :

  • Pour un projet dans la catégorie « Scale up », votre entreprise doit exister depuis min. 3 ans (2 exercices comptables clôturés) et avoir un résultat d’exploitation ≥ 0,
  • Pour un projet dans la catégorie « Transition », votre entreprise doit employer plus de 10 ETPs et présenter un chiffre d’affaires ou un total du bilan annuel > 2 millions €).

Puis-je postuler à l’appel à projets si je suis déjà lauréat d’une édition précédente ?

Oui. Les lauréats des éditions précédentes peuvent soumettre un projet :

  • dans la catégorie « lancement » ou « chantiers circulaires », du moment qu’il s’agit d’un nouveau projet (différent de celui qui a été déjà financé par l’appel à projet),
  • dans la catégorie « Scale up » de passage à l’échelle d’un projet.

Puis-je postuler à l’appel à projets avec un partenariat si l’un de mes partenaires ne respecte pas les conditions d’éligibilité (par ex. mon partenaire n’a pas son siège d’exploitation en Région de Bruxelles-Capitale) ?

Oui. Néanmoins, les partenaires qui ne remplissent pas les conditions d’éligibilité ne pourront pas demander un subside de l’appel à projets. Le point 5 de la partie 1 du formulaire de candidature permet d’identifier les partenaires du projet et d’indiquer s’ils demandent un subside ou non.

Puis-je postuler à l’appel à projets si j’ai déjà reçu d’autres subsides publics?

Si vous avez déjà reçu des aides publiques au cours des trois dernières années, vous devez vérifier si les aides reçues sont des aides « de minimis ». En effet, si le montant de la subvention demandée dans le cadre de Be circular porte le montant des aides « de minimis » reçues à un montant supérieur à 200.000 euros sur une période de 3 exercices fiscaux, la subvention facultative ne peut pas vous être accordée dans le cadre de l’appel à projets.
Afin de vérifier le respect de ce plafond, une déclaration sur l’honneur portant sur les éventuelles aides « de minimis » obtenues pendant la période concernée devra être produite par tout candidat à l’appel à projets. Les montants accordés seront éventuellement réduits en conséquence.

Si le dossier de candidature est remis par une ASBL, celle-ci doit-elle être constituée par acte authentique devant notaire ou un acte sous seing privé suffit-il?

Conformément aux règles légales relatives à la création d’une asbl, les statuts de l’asbl peuvent être établis sous seing privé ou par acte authentique. Ceux-ci doivent ensuite être déposés au greffe du tribunal de l’entreprise du lieu où se trouve le siège social de l’asbl et publiés au moniteur belge.

Eligibilité du projet :

Puis je postuler à l’appel à projets si mon projet est actuellement toujours en phase d’étude de faisabilité, de recherche et développement ?

L’appel à projets Be circular ne finance que des projets de commercialisation et pas les projets de recherche et développement (qui sont subsidiables auprès de l’Agence de l’innovation Innoviris.brussels). Est considéré comme projet de recherche et développement tout projet qui dépasse une période de 6 mois de phase de pré-étude du projet avant une mise sur le marché du produit ou du service proposé.

Puis je soumettre mon projet réalisé en Région de Bruxelles-Capitale si mon siège social ne se trouve pas en Région de Bruxelles-Capitale ?

Oui mais à condition que votre entreprise possède un siège d’exploitation sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale et que votre projet soit bien réalisé sur le territoire de la Région.

Puis-je postuler à l’appel à projets si mon projet existe depuis plusieurs années ?

Toutes les catégories de l’appel à projets Be circular (excepté la catégorie « Scale up ») financent de nouveaux projets qui ne peuvent pas avoir démarré avant la date de lancement de l’appel à projets (çàd le 20/02/2020). La catégorie « Scale up » peut financer des projets existants pour leur passage à l’échelle.

Puis-je, en tant que consultant, déposer un projet pour accompagner la définition d’un nouveau modèle économique autour d’un flux particulier ou d’un secteur ?

Non. Be circular n’a pas pour vocation de soutenir l’accompagnement, mais bien les entreprises elles-mêmes dans leur lancement de projets ou leur transition. Les projets d’accompagnement sont financés par ailleurs dans des appels à projets organisés par Bruxelles Economie et Emploi.

Puis-je postuler à l’appel à projets avec un projet de formation ou de sensibilisation des citoyens à l’économie circulaire?

Non. Pour rappel, l’objectif de Be circular est de stimuler des activités économiques innovantes et plus circulaires. Bien que le changement des modes de consommation et la sensibilisation du grand public soient des éléments importants, ils ne font pas l’objet de cet appel à projets. Ceux-ci peuvent néanmoins être subsidiés par d’autres appels à projets de Bruxelles-Environnement.

Puis-je postuler à l’appel à projets si mon projet a déjà été financé lors d’une édition précédente ?

Oui. Les lauréats des éditions précédentes peuvent soumettre un projet :

  • dans la catégorie “lancement” ou “chantiers circulaires” du moment qu’il s’agit d’un nouveau projet (différent de celui qui a été déjà financé par l’appel à projets),
  • dans la catégorie “Scale up”, s’il s’agit d’un passage à l’échelle du projet.

En tant que porteur de projet, puis-je soumettre deux projets différents dans deux catégories différentes de l’appel à projets?

Il n’existe que deux cas de figure où nous pouvons accepter deux projets différents soumis par un même porteur de projets :

  • un projet soumis dans la catégorie “lancement” + un projet différent soumis dans la catégorie “chantiers circulaires”,
  • un projet soumis dans la catégorie “lancement” + un projet différent soumis dans la catégorie “Scale up”.

J’ai plusieurs idées pour un projet, dois-je les séparer en différents projets ou les centraliser dans un seul ?

Nous vous recommandons de présenter un projet bien ficelé plutôt que des idées diverses moins abouties. Si votre projet présente plusieurs aspects qui se complètent, assurez-vous de pouvoir tous les porter. Le dossier sera jugé dans son ensemble et devra donc être réalisé entièrement.

Partenariat :

Dans le cas d’un partenariat, un partenaire peut-il être un fournisseur ou sous-traitant dans le projet?

Nous considérons les partenariats comme appropriés lorsqu’ils sont pertinent et nécessaires à la mise en œuvre du projet. Il peut effectivement s’agir d’un fournisseur ou d’un sous-traitant qui va s’occuper d’une partie du projet.  Vous devrez donner quelques explications au sujet du partenariat au point 5 de la partie 1 du formulaire de candidature. Vous pouvez y mentionner dans la candidature si l’entreprise partenaire demande également un subside pour réaliser les activités prévues dans le cadre du projet.  Attention, les partenaires qui demandent un subside doivent respecter les conditions d’éligibilité du projet.

Dans le cas d’un partenariat, quelles règles s’appliquent aux partenaires du projet?

Tous les porteurs d’un projet en partenariat doivent remplir les conditions d’éligibilité de l’appel à projets pour demander un subside (par ex. avoir leur siège d’exploitation en Région de Bruxelles-Capitale). Dans le cas où l’un des partenaires d’un projet ne remplit pas ces conditions, il peut participer au projet mais ne peut pas introduire une demande de subside Be circular. Le point 5 de la partie 1 du formulaire de candidature permet d’identifier les partenaires du projet et d’indiquer s’ils demandent un subside ou non.

Dans le cas d’un partenariat, le plafond du subside s’applique-t-il au projet ou par partenaire ?

Le subside Be circular est plafonné par projet ; ce plafond diffère selon les catégories (30.000 €; 80.000 €; 200.000 €). Autrement dit, en cas de partenariat, le subside doit être réparti entre le coordinateur et ses partenaires, dans la limite du plafond. Par ailleurs, le budget de chaque partenaire doit respecter les plafonds intermédiaires (par type de frais, par ex. 60.000 € par ETP ou plafond des frais directs).

Dans le cas d’un partenariat, puis-je déposer un projet avec des partenaires internationaux ?

Oui, mais vos partenaires non situés en Région de Bruxelles-Capitale n’auront pas droit à un financement Be circular. Tout partenaire qui souhaite demander une part de financement doit  être obligatoirement implanté en Région de Bruxelles-Capitale.

Même si vos partenaires ne sont pas financés, vous pouvez quand-même mettre en avant votre réseau de partenaires dans votre dossier pour renforcer votre candidature.

Dans le cas d’un partenariat, puis-je être un partenaire financé au sein de plusieurs projets différents soumis à l’appel à projets?

Oui.

Dans le cas d’un partenariat, comment est calculée la majoration de 10% allouée aux entreprises sociales et aux coopératives ?

Cette majoration s’analyse au cas par cas et se « rajoute » au subside du partenaire concerné, même si cela implique le dépassement du plafond par projet. Etablissez donc votre budget entre partenaires en respectant le plafond du subside au niveau du projet : le partenaire agréé “entreprise sociale” ou coopérative nouvellement créée pourra bénéficier directement d’une majoration du subside qui lui est octroyé.

Dans le cas d’un partenariat, comment est géré administrativement le subside ?

En cas de partenariat, chaque partenaire reçoit un subside qui lui est propre, signe une convention et doit justifier l’utilisation du subside après la fin du projet. Chaque partenaire doit donc remettre un dossier de justificatifs financiers. Le suivi-évaluation du projet est par contre piloté par le coordinateur du projet qui doit remettre pour le compte de l’ensemble des partenaires le rapport d’analyse et le rapport chiffré en fin de projet.

Délai de l'appel à projets :

Pourquoi autant de temps entre le dépôt de la candidature et la proclamation des lauréats?

Après la réception des dossiers de candidature, un jury se réunit pour évaluer l’ensemble des projets, sur base des critères d’éligibilité et de sélection. Sur base du classement du jury et en  fonction du budget disponible, un PV de jury et la liste des lauréats sont communiqués aux candidats et aux Ministres de tutelle.

Les projets lauréats passent alors par plusieurs étapes de validation avant la décision officielle d’octroi de subside :

  • * ils sont présentés à l’Inspection des Finances, qui vérifie la santé financière des entreprises présélectionnées et la crédibilité financière du projet,
  • * ils sont présentés au Ministre du Budget, qui vérifie l’adéquation entre l’enveloppe demandée pour les subsides des lauréats de l’appel à projets et le budget de la RBC,
  • * la sélection est ensuite présentée au Gouvernement de la RBC. Après l’approbation du gouvernement, la sélection est officiellement communiquée.

Quand puis-je démarrer mon projet?

La plupart des projets commencent après avoir reçu la notification officielle de décision, soit au début de l’année qui suit la candidature.

Néanmoins, vous avez la possibilité de démarrer votre projet à partir de la date de lancement de l’appel à projets (le 20/02/2020). Si vous êtes sélectionné, vos dépenses pourront être éligibles à partir de cette date, si elles ont un lien de nécessité explicite avec le projet sélectionné. Attention: en commençant votre projet avant la communication officielle des résultats de l’AAP (qui aura probablement lieu en décembre 2020), ce sera sans certitude d’obtention du subside et par conséquent à vos propres risques.

Comment la crise sanitaire du covid-19 a-t-elle été prise en considération dans le planning de l’appel à projets ?

Pour parer aux éventuels obstacles et retards auxquels vous pourriez être confronté en raison de la crise sanitaire du covid-19, la Région a pris un certain nombre de dispositions exceptionnelles :

  • La date de clôture des candidatures a été postposée au 19/06 (midi) afin de vous donner plus de temps pour construire votre dossier. Cela signifie que le jury est reporté en septembre et que la décision finale quant aux lauréats de l’édition 2020 sera annoncée fin décembre 2020.
  • L’agenda des activités d’information et d’accompagnement a été revu. Nous avons établi un helpdesk et une FAQ. Nous avons également prévu des sessions de pitch et des permanences téléphoniques supplémentaires. Vous trouverez toutes les informations relatives à ces activités sur la page suivante : circulareconomy.brussels/edition-2020/
  • Le délai pour fournir un numéro d’entreprise a été prolongé jusqu’au 20/08/2020 si vous rencontrez des difficultés à obtenir le numéro d’entreprise en raison de la crise sanitaire.
  • Bien conscients des difficultés de trésorerie engendrées par la crise sanitaire, nous avons augmenté le taux de financement de vos frais directs et d’investissement, qui passe de 50 à 70%. Attention : les plafonds déterminés pour ces types de dépenses et le plafond total du subside pour le projet (30.000 €; 80.000 € ou 200.000 € selon les catégories) restent d’application. Le subside pour les frais de personnel reste limité à 60.000 € par ETP.

Quand recevrais-je la première tranche de la subvention?

La soumission des candidatures ayant été prolongée jusqu’au 19 juin suite à la crise du covid-19, la proclamation des lauréats aura lieu en décembre 2020. Vous serez contacté ensuite pour signer une convention de subvention, suite à quoi vous recevrez la première tranche du subside.

Introduction de candidatures sur la plateforme Be Circular :

Comment dois-je introduire mon dossier de candidature?

Afin de pouvoir télécharger tous les documents à remplir pour postuler  à l’appel à projets, vous devez créer votre profil sur la plateforme de candidature de l’appel à projets www.mycirculareconomy.brussels/ (si vous n’avez pas encore toutes les données pour créer votre compte, vous pouvez télécharger les documents également sur le site de l’appel à projets www.circulareconomy.brussels/edition-2020/). Choisissez la catégorie dans laquelle vous souhaitez postuler afin d’accéder à tous les documents nécessaires pour cette catégorie. Dès que vous avez rempli tous les documents, vous pouvez les uploader sur la plateforme et valider votre dossier de candidature en cliquant sur le bouton prévu à cet effet. Vous recevrez un e-mail de confirmation. En cas de difficulté, n’hésitez pas à utiliser le helpdesk technique (logo) accessible via la plateforme électronique.

Peut-on télécharger le formulaire de candidature et ses annexes sans s’enregistrer dans la plateforme électronique mycirculareconomy.brussels ?

Oui. Tous les documents nécessaires à la soumission d’une candidature sont également téléchargeables sur la page de l’appel à projets www.circulareconomy.brussels/edition-2020/

Est-il possible de remplir mon formulaire de candidature en anglais?

Non. Les formulaires doivent être remplis en français ou en néerlandais, les deux langues officielles de la Région de Bruxelles-Capitale.

Comment modifier les données introduites lors de la création de mon compte sur la plateforme électronique mycirculareconomy.brussels ?

Prenez contact avec le helpdesk technique en cliquant sur le logo bleu qui s’affiche sur la plateforme de candidature.

Où puis-je trouver les infos sur les « Activités courantes », « objet social », … qui sont demandées dans la partie 1 du formulaire de candidature?

Vous trouverez ces informations dans vos statuts.

Partenariats : dans le cas d’un projet où plusieurs partenaires demandent un subside, quels documents doivent être introduits?

Dans le cas d’un projet porté en partenariat par plusieurs acteurs, il faut identifier un coordinateur de projet, qui sera l’entreprise de référence pour les contacts entre l’administration et les partenaires. Un seul formulaire de candidature doit être introduit pour le projet, par le coordinateur. Le formulaire doit identifier clairement les autres partenaires du projet et préciser si ceux-ci demandent un subside (cf, point 5, partie 1, du formulaire).  Un seul tableau « Annexes budget RH » doit être introduit pour le projet, mais les onglets doivent être complétés pour tous les partenaires (un rapport chiffré pour l’ensemble du projet, un onglet budget par partenaire, un tableau « aides d’Etat » par partenaire).

Puis-je me faire aider/accompagner pour compléter le formulaire de candidature et ses annexes?

Vous pouvez poser toutes vos questions par écrit au helpdesk « projets » dont le lien se trouve sur la plateforme de candidatures.

Bruxelles Economie Emploi a également mis en place une permanence téléphonique (02 800 34 88) entre 9h et 12h uniquement lors des 5 mercredis qui précéderont la clôture de l’appel à projets (20/05 – 27/05 – 03/06 – 10/06 – 17/06) : nous y répondrons à vos questions liées au remplissage de dossier (excepté les questions liées au plan financier que vous devez adresser par écrit au helpdesk).

Puis-je vous envoyer un résumé d’une page de l’idée de notre projet pour que vous me donniez un feedback sur mon projet?

Non. Néanmoins nous vous donnons la possibilité de pitcher votre projet face à des experts lors des deux dates suivantes, au choix :

  • 23 avril entre 17h et 21h (inscriptions ouvertes jusqu’au 15 avril)
  • 25 mai entre 17h et 21h (inscriptions ouvertes jusqu’au 15 mai)

 

N’hésitez pas à profiter de cette opportunité et à vous inscrire. www.circulareconomy.brussels/seance-de-pitching-appel-a-projets-edition-2020/

Questions liées au budget :

Dans les frais de personnel, dans quel cas dois-je remplir la case réservée pour « indépendant en personne physique porteur de projet (IPPPP) » ?

Cette catégorie « IPPPP » concerne le cas où le projet est porté par un indépendant en personne physique, et non pas une entreprise. Dans ce cas, c’est l’indépendant qui demande un subside avec son numéro d’entreprise personnel, pour porter le projet seul ou en partenariat. Dans ce cas, le plafond est également de 60.000€/ETP/an, ce qui équivaut à 300 €/jour/personne.

Cette case ne concerne donc pas les gérants d’entreprise : dans le cas où le projet est porté par une entreprise (ASBL, SRL ou autre), on accepte également des frais de personnel pour les gérants de ces structures, qui ont souvent le statut d’indépendant. Ceux-ci sont assimilés à du personnel (et entrent donc dans la case du budget «  ETP dédié » ou « ETP engagé pour le projet ») si :

  • une rémunération est prévue pour les gérants dans le cadre des statuts de la société,
  • ou si l’assemblée générale de l’entreprise prend la décision de rémunérer les gérants,
  • ou s’il existe un « contrat de mission » entre l’entreprise et le gérant qui prévoit la rémunération du gérant dans le cadre de certaines tâches ou missions.

Comment dois-je remplir l’onglet budget de l’annexe Budget-RH ?

L’annexe relative au budget doit permettre de comprendre comment vous utilisez le subside endéans la période éligible (12 mois ou 24 mois selon la catégorie).

  • La colonne « Budget total » : doit permettre de visualiser l’ensemble des dépenses nécessaires à la réalisation du projet endéans cette période. Certaines de ces dépenses peuvent ne pas faire l’objet du subside mais sont utiles à préciser pour une bonne compréhension de votre projet.
  • La colonne « Dépenses pour lesquelles une subvention est demandée » : doit illustrer les dépenses pour lesquelles vous sollicitez un subside (soit une partie des dépenses mentionnées dans une « budget total », soit la totalité).
  • La colonne « Dépenses totales éligibles pour une subvention » :  cette dernière colonne reprend l’ensemble des dépenses pour lesquelles une subvention est demandée avec l’application des taux de subventionnement (70% pour frais directs et investissements; 100% pour les frais de personnel à concurrence de maximum 60.000 €par ETP). Le total de ces frais par type de dépense est limité aux plafonds intermédiaires et in fine au plafond global par catégorie.

Quelle différence entre le plan financier et l’annexe Budget_RH ?

Les deux documents doivent obligatoirement être introduits dans la candidature. Si le plan financier doit permettre de nous démontrer la viabilité financière de votre activité économique sur trois ans, l’annexe budget doit quant à elle nous permettre de comprendre la manière dont vous comptez utiliser le subside : pour quels types de dépenses? Pour quel montant ? Avec quel co-financement  en complément du subside Be circular ? (fonds propres ; autres subsides ; crédit; etc.)

Pourquoi mon budget doit-il paraître à l’équilibre dans le document Annexes budget_RH ?

Le subside Be circular est limité à la fois par un plafond global défini par catégorie, et par des plafonds intermédiaires par type de dépense. Vous devez démontrer dans le budget que vous soumettez dans votre candidature :

  • d’une part, que vous avez les ressources financières suffisantes pour mobiliser le cofinancement en complément du subside Be circular et ainsi être en capacité de faire les dépenses prévues,
  • d’autre part, que le subside ne permet pas de vous enrichir (pas d’effet d’aubaine) : le rapport entre dépenses et recettes doit donc être à l’équilibre.

Quelle différence entre plafond par catégorie, plafond intermédiaire et taux de subventionnement ?

L’ensemble des règles de plafond sont schématisées à la page 11 du règlement et rappelées dans l’annexe Budget_RH :

  • Chaque catégorie de l’appel à projets Be circular a un plafond du subside octroyé pour le projet : 30.000 €pour “chantiers circulaires” ; 80.000 €pour “lancement” et “transition” ; 200.000 € pour “Scale Up”. Si le coût total de votre projet excède ces plafonds, la différence devra être financée par d’autres sources de financement que le subside Be circular (fonds propres, fondations privées, crédits, autres subsides, revenus du projet, etc.)
  • Outre ces plafonds globaux, il y un taux de subventionnement déterminé par type de dépense : Be circular intervient pour 70% pour les dépenses en frais directs et investissements, ainsi que pour 100% pour les frais de personnel si ceux ne dépassent pas la limite de 60.000 €par ETP.
  • Enfin, il y a des plafonds intermédiaires pour chaque type de dépense : ces plafonds varient également selon les catégories.

Quelle est la différence entre les frais directs et les frais d’investissement ?

On entend par « investissement », l’investissement en immobilisations corporelles et/ou incorporelles. Les investissements admissibles sont inscrits en immobilisations aux comptes annuels pour les personnes morales ou au tableau des amortissements pour les personnes physiques et y sont maintenus pendant une période de cinq ans courant à partir de la date de l’octroi de l’aide. Les règles relatives aux investissement éligibles sont détaillées dans l’annexe au règlement “conditions administratives et obligations” .
Les frais directs sont toutes les dépenses, hors frais de personnel, qui sont directement liées à la réalisation du projet. Il peut s’agir par exemple de frais de sous-traitance d’activités nécessaires à la réalisation du projet, de frais de promotion ou de communication, de frais de fonctionnement directement liés au projet subsidié, etc.

Quelle est la différence entre les frais directs et les frais indirects ?

Les frais directs sont toutes les dépenses, hors frais de personnel, qui sont directement liées à la réalisation du projet. Il peut s’agir par exemple de frais de sous-traitance d’activités nécessaires à la réalisation du projet, de frais de promotion ou de communication, de frais de fonctionnement directement liés au projet subsidié, etc.

Les frais indirects sont ceux qui n’ont pas de caractère de nécessité avec la mise en œuvre du projet et sont rattachées à l’activité structurelle de votre entreprise. En d’autres termes, ce sont les frais de fonctionnement que vous auriez, peu importe que le projet soit mis en œuvre ou pas (frais d’énergie par exemple) et pour lesquels il n’est pas possible de faire un lien direct avec le projet. Ces frais sont calculés via un forfait fixe à hauteur de 15% de vos frais de personnel éligibles et ne doivent pas être justifiés en fin de projet.

Quel est le niveau de financement de Be circular 2020 et un cofinancement de la part de mon entreprise est-il obligatoire ?

Le cofinancement est obligatoire. Cependant, exceptionnellement, en raison de la crise du COVID-19, vous pouvez demander un financement jusqu’à 70% de vos frais directs et investissements via le subside, dans la mesure où ceux-ci ne dépassent pas le plafond déterminé pour ces types de dépenses et le plafond total du subside pour le projet (30.000 €; 80.000 € ou 200.000 € selon les catégories). Le subside pour les frais de personnel reste limité à 60.000 € par ETP.

Frais éligibles :

Quel est le plafond pour les frais de personnel relatifs au statut d’indépendant?

Pour les indépendants en personne physique porteurs de projet (IPPPP) : le plafond est également de 60.000€/ETP/an, ce qui équivaut à 300 € / jour / personne.
Attention ce forfait pour les indépendants ne s’applique pas pour les gérants d’entreprise.

Le plafond pour indépendant s’applique-t-il également aux sous-traitants du projet?

Non, mais les dépenses introduites dans le cadre du subside doivent respecter les prix du marché.

Une même dépense peut-elle bénéficier de deux subsides différents ?

Une même dépense ne peut pas fait l’objet d’un double financement, et ce même si :

  • cette dépense fait l’objet de plusieurs facture,
  • la participation publique cumulée reste à concurrence de son montant.

Suis-je soumis à la législation relative aux Marchés Publics ?

Vous êtes soumis à la législation relative aux marchés publics si vous êtes une personne morale dotée de la personnalité juridique et que :

  • votre structure a été créée pour satisfaire des besoins d’intérêt général autres qu’industriel et commercial,
  • votre activité est financée majoritairement par des fonds publics durant l’exercice précédent.

 

Dans tous les cas, les dépenses liées au projet doivent refléter le prix du marché, que vous soyez soumis ou non à la loi sur les marchés publics.

Qu’implique le fait que je sois soumis à la législation relative aux marchés publics ?

Il vous sera demandé en début de projet de démontrer si vous êtes  soumis ou non à la législation relative aux marchés publics, et de remplir un formulaire de déclaration de soumission / de non soumission aux marchés publics.
Si vous êtes soumis à la législation relative aux marchés publics, des preuves de consultation du marché et les documents du marché vous serons demandés au moment du contrôle des pièces justificatives, à défaut de quoi la dépense justifiée pourrait être considérée comme inéligible.

Durée d'éligilibilité :

Sur quelle période porte l’éligibilité des frais ?

Les dépenses doivent être datées (date de facturation) endéans la période de subvention, avec une exception possible si :

  • elles sont datées d’au plus tôt la date de lancement de l’appel à projets (20/02/2020),
  • le porteur de projet justifie, dans son formulaire de candidature, de la nécessité du démarrage du projet avant la signature de la convention.

Annexes "Financement public et aide état" :

Un financement Be circular est-il compatible avec d’autres financements publics ?

Oui. Cependant, les projets déjà financés dans le cadre du PREC, les projets qui entrent dans les conditions d’éligibilité des appels à projets d’Innoviris (est considéré comme projet de recherche et développement tout projet qui dépasse une période de 6  mois de phase de pré-étude du projet avant une mise sur le marché du produit ou du service proposé), les projets d’accompagnement à l’entrepreneuriat et les projets de productions agricoles ne sont pas éligibles à l’appel à projets Be circular à partir du moment ou d’autres lignes de financement sont prévues spécifiquement pour ceux-ci. Enfin, les mêmes frais ne peuvent être financés plusieurs fois (règle de double subventionnement).

Les aides d’Etat, les aides “de minimis”, c’est quoi?

Une aide d’Etat est une aide accordée à une entreprise (quel que soit son statut juridique, du moment que la structure exerce une activité économique), par l’État (c’est-à-dire par le fédéral, les régions, communautés, communes ou tout autre pouvoir public) au moyen de ressources publiques, procurant un avantage sélectif, et affectant les échanges entre États membres et la concurrence.

 

Les aides “de minimis” sont des aides de faible montant, concédées à des entreprises, qui ne sont pas considérées comme des aides d’Etat. Les pays de l’UE concernés ne doivent pas les notifier préalablement à la Commission européenne. Le montant maximal est de 200 000 EUR par entreprise endéans une période de trois ans.

Comment doit-je compléter l’onglet aides d’Etat du tableau “Annexe Budget_RH”?

Le porteur de projet doit mentionner dans ce tableau les aides d’Etat demandées et reçues lors de l’année en cours (2020) et lors des deux années précédentes (2019 et 2018)